Email is binnen veel organisaties langzamerhand een plaag geworden. Sommige organisaties nemen drastische maatregelen, zoals het verbod om intern te mailen. Volgens de auteur van de blog post Stop Email Overload zien experts op het gebied van productief werken niets in dergelijke drastische maatregelen. Daarvoor is email een te belangrijk gereedschap om je werk te kunnen doen. Stop Email Overload bevat daarom een groot aantal bekende en m.i. minder bekende inzichten en tips om de overvloed aan emails beheersbaar te houden. Ik wil enkele opvallende inzichten en tips noemen.
- Email overload is een symptoom van een gebrek aan duidelijke en effectieve protocollen binnen een organisatie.
- Als je achter loopt met je mail, dan leidt dat tot nog meer mail (o.a. dankzij herinneringen en verzoeken voor overleg). Plaats dan de ‘achterstallige mail’ in een aparte map en begin opnieuw.
- Hoe meer mails je verstuurt, des te meer mails je ontvangt. Stuur bijvoorbeeld geen berichten meer met een enkel woord zoals ‘Dank je’ (ik vraag me af of jouw medewerkers, die je relatief weinig ziet, dat waarderen…).
- Selecteer berichten die je meteen kunt verwijderen. Beantwoord de mails meteen die je snel kunt beantwoorden en archiveer de rest (eventueel voorzien van een ‘vlag’).
- Twee keer per dag je mail checken is te weinig, elke vijf minuten te veel. Een keer of vijf per dag is prima.
- Centraal opgelegde regels over hoe met email om te gaan, werken nagenoeg niet. Wat wel werkt zijn richtlijnen die jij afspreekt met degenen waarmee je samenwerkt (het is overigens te hopen dat je niet met diverse groepen samenwerkt).
- Neem af en toe een email sabbatical (je loopt volgens mij dan wel het risico dat je opdrachten mist).
- Een overvolle mailbox impliceert dikwijls een gebrek aan duidelijke prioriteiten.
This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.
Geef een reactie