Zijn Zoom-overleggen minder geschikt voor innovaties?

Persoonlijke ontmoetingen leveren meer en meer vernieuwende ideeën op dan videoconferenties. Dat concluderen onderzoekers van de Columbia University en Stanford op basis van twee studies. Mogelijk lenen ‘Zoom-overleggen’ zich daarom minder goed voor bepaalde werkzaamheden en leersituaties.

Onderzoekers hebben een laboratoriumonderzoek uitgevoerd en een veldstudie. Aanleiding hiervoor waren klachten van leidinggevenden -vóór de Coronapandemie- dat werknemers op afstand minder bijdragen aan innovatie.

In het laboratoriumexperiment moesten meer dan 600 vrijwilligers een creatieve taak -denk vijf minuten na over toepassingen van een Frisbee- uitvoeren (in een fysieke ruimte of via Zoom). Degenen die via Zoom werkten produceerden 20% minder ideeën dan degenen die elkaar persoonlijk ontmoetten.

Vervolgens is een vergelijkbaar onderzoek uitgevoerd met een realistische casus waaraan 1490 technici uit verschillende landen hebben meegewerkt. De onderzoekers constateerden dat de technici meer ideeën produceerden, en meer innovatieve ideeën, wanneer ze face to face werkten.

Overigens bleken de fysieke omstandigheden ook van invloed op de productiviteit. Ideeën genereren op kantoor leidde tot de beste resultaten. De Poolse tak van het bedrijf hield de ideeëngenererende sessie in een hotel. De aanwezigen waren daar vooral druk met het ‘koffie- en koekjesstation van de hotelcatering’.

Wat is volgens de onderzoekers een mogelijke verklaring van de mindere productiviteit van videoconferencing voor het bedenken van vernieuwende ideeën?

In een fysieke ruimte kunnen mensen om zich heen kijken. Zij zien voorwerpen die associaties voor het genereren van ideeën kunnen opleveren. Tijdens videoconferencing-sessies zijn mensen meer gefocust op het beeldscherm en het gezicht van de persoon. Dit belemmert het creatieve denken.

De onderzoekers stellen dat visuele focus een belangrijk onderdeel is van cognitieve focus. Als je gefocust bent op het scherm en daardoor minder oog hebt voor de omgeving, dan heeft dat invloed op hoe je een taak benadert.

Videoconferencing heeft grote voordelen. Het maakt samenwerken tussen tijdszones mogelijk en je bent veel minder tijd kwijt aan reizen. Ook kun je werk en privé daardoor meer flexibel en beter combineren, en hoef je minder vaak vergaderlocaties te huren. Deze onderzoeken wijzen er echter op dat videoconferencing bij bepaalde taken ten koste kan gaan van de kwaliteit van het werk.

Uiteraard is de uitvoering van de taak hier ook op van invloed. Worden brainwriting applicaties zoals Miro of Mural gebruikt in combinatie met Zoom, MS Teams of WebEx? Krijgen deelnemers eerst de taak om even rond te lopen terwijl zij over de opdracht nadenken of zitten ze alleen achter het scherm? Werkt men in subgroepen of alleen plenair? Moet men ideeën mondeling genereren of schriftelijk? Eén van de onderzoekers suggereert ook om de camera uit te zetten als creatief denken aan de orde is. Je bent dan minder gefocust op het scherm.

Deze bevindingen kunnen er toe leiden dat we bepaalde werk- en leertaken niet via videoconferencing gaan uitvoeren, maar fysiek. Het is al langer bekend dat je interacties bij videoconferencing moeizamer kunnen verlopen vanwege haperend geluid of omdat je minder zicht heb op non-verbale signalen.