yOUlearn programma met succes afgerond #OU_Nederland

Vandaag heeft de Open Universiteit het yOUlearn-programma met succes afgerond. De nieuwe digitale leer- en werkomgeving is in gebruik, zal nog breder ingezet en ontwikkeld worden en is ingebed binnen de ‘staande organisatie’. Elke mijlpaal is behaald, en we zijn ook nog eens binnen het budget gebleven.

In het najaar van 2014 schreef ik voor het eerst over yOUlearn. Dit programma was toen net binnen de Open Universiteit gestart als resultaat van een uitgebreide discussie over de toekomst van de digitale leer- en werkomgeving. Mede op basis van een advies van de Wetenschappelijk Technische Raad (WTR) van SURF heeft het toenmalige College van Bestuur van de OU besloten om één digitale leer- en werkomgeving (DLWO) te ontwikkelen gebaseerd op de portaalsoftware Liferay.

Er is een uitgebreid programma opgezet waarbinnen ik in eerste instantie fungeerde als product owner en projectleider implementatie (ik was toen nog in dienst bij de OU). Het laatste jaar heb ik als projectleider functionaliteit gefungeerd. Belangrijke mijlpalen zijn m.i.:

• Begin januari 2015 beschikte de OU over een DLWO waarin auteurs de cursussen konden invoeren, die vanaf september 2015 van start moesten gaan. Nota bene: de cursussen zijn conform afspraak handmatig gemigreerd. Het betrof cursussen van de vernieuwde masteropleidingen.
• Op 1 september 2015 gingen alle cursussen van de vernieuwde masteropleidingen van start in yOUlearn.
• Op 1 september 2016 gingen cursussen conform planning van een deel van de bacheloropleidingen van start. Hiervoor zijn onder meer nieuwe templates ontwikkeld. Het bacheloronderwijs wordt gefaseerd in yOUlearn ingevoerd.
• Er is een goed functionerende DLWO ontwikkeld met verschillende functionaliteiten die online leren kunnen faciliteren (communicatietools, monitoringtools, cursusstructuur, voorziening voor opdrachten, zelftoets, integratie met een virtuele klas-applicatie, enzovoorts).
• De eerste evaluaties van studenten zijn positief.
• Er is een begin gemaakt met het uitfaseren van Moodle (gebeurd), OpenU (dit studiejaar) en BlackBoard (duurt wat langer).
• Er zijn afspraken gemaakt over governance en beheer.
• De doorontwikkeling van yOUlearn wordt voortgezet door een multidisciplinair team dat bestaat uit medewerkers van meerdere afdelingen. Zij leggen via de product owner verantwoording af aan een portefeuillehouder binnen het universitaire managementteam.

Natuurlijk zijn er verbeterpunten en nog veel wensen ten aanzien van de doorontwikkeling en vernieuwing van yOUlearn. Daarbij zal de OU er vooral voor moeten waken dat yOUlearn niet te complex wordt (‘kerstboom’). Verder valt op dat nog niet elke docent yOUlearn gebruikt op een manier die ‘we’ voor ogen hadden. Er zullen ongetwijfeld ook docenten zijn die nog moeite hebben met de verandering van DLWO. Ook wordt gewerkt aan een nauwere relatie met innovaties op basis van OU-onderzoek.

Vandaag werd tijdens de feestelijke afsluiting geconcludeerd dat de OU het yOUlearn-programma tevreden kan afsluiten. Ik kan daar alleen maar mee instemmen. Als ik terugkijk op dit proces dan zijn belangrijke succesfactoren wat mij betreft:

• Er was een duidelijk breed gevoel van urgentie. Als de OU geen goed werkende DLWO heeft, dan stopt het onderwijs.
• Nadat het besluit om met yOUlearn te starten was genomen, is organisatiebreed de schouders er onder gezet. Zeer veel mensen hebben in diverse rollen een belangrijke bijdrage geleverd. Er is m.i. sprake van een  hoge mate van betrokkenheid en flexibiliteit.
• Het College van Bestuur was actief betrokken bij het proces, en benadrukte voortdurend het belang in woord en daad.
• Er werd ruimte gemaakt voor een omvangrijk programma met vijf pijlers, gericht op de ontwikkeling en de invoering. Elke pijler had een projectleider. Elke faculteit had één of meer deelprojectleiders implementatie die hier voldoende tijd voor hadden, en een heel belangrijke rol hebben gespeeld bij de invoering.
• Er was een stuurgroep waarin onder meer de decanen van de faculteiten en het CvB zaten. Deze rol wordt nu vervuld door het universitair managementteam.
• Er zijn en worden veel workshops georganiseerd waarbij auteurs yOUlearn leerden/leren gebruiken en tegelijkertijd werk(t)en aan het invoeren van cursussen.
• Er is een roadmap voor de ontwikkeling van yOUlearn die fungeert als een kader voor het ontwikkelteam.
• Op de werkvloer is goed samengewerkt tussen ontwikkelteam en ICT-beheer.
• Er is sprake van korte lijnen tussen functioneel beheer en het ontwikkelteam.
• Er is veel aandacht besteed aan user interaction design.
• Er is sprake van een professioneel en goed op elkaar ingespeeld ontwikkelteam dat yOUlearn relatief autonoom kon ontwikkelen en testen volgens een ‘agile’ aanpak. Dit ontwikkelteam werkt al vele jaren met elkaar samen, en heeft in het kader van het OpenU-project veel ervaring opgedaan. Dit team bestaat niet alleen uit programmeurs, maar ook uit educatieve technologen die onderwijsconcepten kunnen vertalen in werkbare technologische toepassingen. De ontwikkelaars hebben geen systeem vanaf ‘0’ ontwikkeld, maar konden ontwikkelen op Liferay als platform en gebruik maken van reeds ontwikkelde code. De toegepaste Scrum-methodiek hielp en helpt bij het realiseren van toepassingen die misschien niet perfect waren, maar wel goed toepasbaar.
• De Gebruikersraad is belangrijk voor het geven van richting en voor het testen. De product owner fungeert als spil tussen gebruikers en ontwikkelaars. Een positie die niet altijd te benijden is.
• Programmamanagers en projectleiders hebben het volgens mij ook best goed gedaan.

Ik heb met veel genoegen hier aan mee gewerkt, waarvan de laatste anderhalf jaar als zelfstandige zonder personeel. In totaal ben ik ruim 5,5 jaar werkzaam geweest bij de OU. Een plezierige en leerzame tijd.

Ga ik me nu vervelen? Integendeel. Aan opdrachten op dit moment geen gebrek.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.