Welke condities spelen een rol bij het faciliteren van kennisdelen?

Binnen kennisintensieve organisaties, en dat zijn er heel wat vandaag de dag, is het delen van kennis en informatie van groot belang. Dit kun je niet afdwingen, maar wel bevorderen door aandacht te besteden aan sociale, organisatorische en technologische condities.

In reactie op één van mijn recente blogposts, verwees Ank Boersma naar het artikel “Condities die kennisdelen faciliteren” (pdf). Deze bijdrage is de samenvatting van het proefschrift van Paul van den Brink uit 2003. Van den Brink schreef zijn proefschrift in een tijd dat applicaties als Twitter of Slack nog niet bestonden. Dat maakt de inhoud ervan echter niet minder relevant. Dergelijke kennis veroudert immers niet zo snel.

Volgens Van den Brink zijn de menselijke factor, de organisatie en de technologie sleutelfactoren bij kennis delen. Een groot aantal sociale condities, organisatorische condities en technologische condities bevorderen of belemmeren dan kennisdeling. De belangrijkste sociale condities zijn:

• Het voordeel voor de deelnemer (what’s in it for me?).
• Het verbeteren van competenties.
• De oprechte betrokkenheid om groei en ontwikkeling van een individu te bevorderen (zorg).

Andere social condities zijn zaken als motivatie, waardering en vertrouwen.

De belangrijkste organisatorische condities zijn:

• Een gezamenlijk te bereiken -vaak emotioneel geladen- doel (collectieve ambitie).
• Expliciete tijd om kennis te delen (het komt er niet ‘bij’).
• Daadwerkelijke steun van een sponsor (iemand uit het topmanagement) die ook in staat is organisatorische drempels te helpen verwijderen.
• De aanwezigheid van communities of practices.

Andere organisatorische condities zijn het meten van opbrengsten, een klimaat van openheid of voordelen voor klanten.

Technologische condities hebben dan te maken met de technologische mogelijkheden om het delen van expliciete en impliciete kennis te faciliteren (zoals de beschikbaarheid van een samenwerkingsplatform).

Een maand of twee geleden onderscheidde ik drie typen barrières bij kennis delen in online leersituaties. Deze drempels komen aardig overeen met bovenstaand onderscheid. Het valt me trouwens op dat Van den Brink geen aandacht lijkt te schenken aan zaken als gebruikersvriendelijkheid en interaction design van de technologie. Volgens mij wordt deze conditie belangrijker naarmate gebruikers privé steeds vaker intuïtieve technologie gebruiken.

Paul van den Brink onderscheidt ook verschillende fases in kennisdelen. Dat begint met de onbewuste fase (de organisatie realiseert zich het belang van kennis delen niet of onvoldoende), en eindigt met de fase van de lerende organisaties.

Relevant is verder het onderscheid in de twee strategieën bij het mogelijk maken van kennis delen. In de eerste plaats kun je een strategie hanteren die zicht richt op het oplsaan van expliciete kennis: de codificeringsstrategie. Deze strategie werkt goed als sprake is van stabiele en relatief standaard producten en diensten. Deze strategie was m.i. dominant in de tijd dat Van den Brink aan zijn dissertatie werkte. Het gebruik van documentmanagementsystemen en customer relationship managementsystemen zijn hier m.i. voorbeelden van.

Als je echter te maken hebt met maatwerk of met producten en diensten die aan verandering onderhevig zijn, dan wordt de personalisatiestrategie belangrijker. Deze strategie is gericht op het in contact brengen van professionals die impliciete kennis gaan delen. Sociale media worden hier voor gebruikt. Kennis wordt niet opgeslagen, maar komt in een stroom voorbij.

Aangezien organisaties m.i. meestal te maken hebben met relatief stabiele en innovatieve producten en diensten, zijn beide strategieën voor kennisdeling volgens mij relevant.

Paul van den Brink onderscheidt terecht een groot aantal condities die van invloed zijn op kennis delen binnen organisaties. Dat betekent dat je vooral moet nagaan welke condities binnen jouw organisatie stimulerend danwel belemmerend werken. Om daar vervolgens consequenties aan te gaan verbinden. Sommige condities -zoals waardering of doelgrichtheid- zijn betrekkelijk eenvoudig te veranderen. Condities zoals vertrouwen of een klimaat van openheid vragen om een veel langere adem.

Zie ook: Waarom docenten wel of niet online kennis delen?

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.