Uitdagingen en succesfactoren van simultane bijeenkomsten

Tijdens conferenties, zoals de afgelopen OEB, is er ook altijd sprake van ‘bijvangst’. Je wordt bijvoorbeeld geattendeerd op onderzoek of publicaties die je nog niet kende. De afgelopen week werd ik in Berlijn bijvoorbeeld gewezen op het paper ‘A journey into rethinking hybrid conferences‘ van Jo Cook en Laura Overton. Zij beschrijven hierin de uitdagingen, verkenning, visie, principes en oplossing om een “digital-first hybrid event” te creëren dat mensen samenbrengt.

Laura en Jo hebben veel ervaring in het faciliteren van fysieke respectievelijk online bijeenkomsten waarin kennisuitwisseling tussen deelnemers centraal stelt. Toen zij gevraagd werden om een ‘hybride’ conferentie te organiseren, weigerden zij in eerste instantie omdat zij opzagen tegen de vele uitdagingen. Uiteindelijk hebben zij dat toch gedaan, en delen zij hun ervaringen in dit paper.

Uitdagingen van dit type sessies zijn bijvoorbeeld:

• Wanneer is een hybride evenement geslaagd voor de organisatie? Hoe verschilt dit evenement van face-to-face en hoe ontwikkelt het evenement zich als de conferentie zich fysiek al bewezen heeft?
• Hoe kunnen de organisatoren (voorzitter, gastheer, facilitatoren, ondersteunend personeel) het publiek zien en horen (persoonlijk op één of meer locaties en online)?
• Hoe kunnen de deelnemers elkaar zien en horen?
• Hoe kan iedereen worden betrokken op een zinvolle manier die één deel van de groep deelnemers niet uitsluit van de ervaring?

Succesfactoren zijn dan onder meer:

• Je moet een visie en leidende principes hebben die mensen verenigen, ongeacht waar ze zijn en of ze deelnemer of spreker zijn. Het paper bevat dergelijke principes.
• Laat je leiden door het belang van connecties tussen mensen menselijke verbinding en communicatie uitwisseling, niet door de mogelijkheden of beperkingen van technologie.
• Streef naar een gelijkwaardige ervaring die het beste haalt uit de fysieke locatie voor degenen die persoonlijk aanwezig zijn en de virtuele locatie voor degenen die live online aanwezig zijn. Je hebt bijvoorbeeld een fysieke voorzitter en een online voorzitter nodig.
• Zorg ervoor dat technologie faciliteert dat fysieke en virtuele deelnemers samen komen als één publiek. Gebruik ook eenvoudige technologie. Bijvoorbeeld alleen Mentimeter voor opwarm vragen, een quiz, reflecties en samenvattingen.
• Plan uitgebreid tijd in voor de voorbereiding sprekers, audiovisuele specialisten, met fysiek aanwezig en online aanwezige medewerkers.
• Communiceer onderling veel om te zorgen voor een soepel verloop, voor het corrigeren van fouten en voor het aanbrengen van aanpassingen (indien noodzakelijk).

Het paper bevat ook concrete tips rond deze succesfactoren, zoals:

‘Engagement’ is niet altijd noodzakelijk. Als de inbreng van een spreker beperkt is in tijd (bijvoorbeeld 15 minuten), dan is het niet noodzakelijk dat deelnemers direct met de inhoud aan de slag gaan als de inbreng in een latere conversatie met andere onderdelen samen wordt gebracht.

De inzichten zijn m.i. ook relevant voor ‘simultaan onderwijs’.

Bron: Cook. J en Overton L. (2022) A journey into rethinking hybrid conferences

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.