Mijn ervaringen met flexibel werken (#in)

Op mijn werk (en ongetwijfeld ook nog steeds op andere plekken) wordt een discussie gevoerd over de vervanging van klassieke kantoren door flexibele werkplekken. Aangezien ik bij drie werkgevers hiermee ervaring heb opgedaan, wil ik mijn ervaringen graag delen. Algemeen oordeel: mits goed uitgevoerd, ben ik hier voorstander van.

Mijn eerste ervaring met flexibel werken, was bij Siennax. Bij dit bedrijf werkten rond 2000 zo'n honderd medewerkers, waarvan een groot aantal consultants. Het is de bedoeling dat consultants vooral voor en bij klanten werken. In Amstelveen hadden we destijds een grote kantoortuin, waarbij groepjes werkplekken enigszins door losse wandjes waren gescheiden. Directieleden hadden wel een eigen kantoor, en er waren ook aparte ruimtes voor vergaderingen. Het was een erg gehorige omgeving. Niet erg geschikt als je rustig en geconcentreerd wilde werken. Telefoneren deed je vooral met je mobiel (van de zaak) op de gang. Als je rustig wilde werken, dan deed je dat thuis. Dat was ook geen probleem.

Mijn tweede ervaring was bij KPMG Consulting in De Meern. Bij dit adviesbureau was het ook de bedoeling dat je vooral op pad was. Thuiswerken (met laptop en mobiele telefoon van de zaak) was ook geen probleem. Het kantoor bestond uit kantoortuinen met zo'n 8 werkplekken, eenpersoonscockpits, kantoren (vast voor directieleden en secretaresses; de overigen werden de facto geclaimd door senior managers), te reserveren vergaderruimtes en koffie/leesplekken (voor sociale gesprekken). Als medewerker had je een eigen locker met trolly voor papieren en kantoorbenodigdheden. Opvallend was overigens dat vooral de eenpersoonscockpits erg populair waren. Je moest er vroeg zijn om eentje te bemachtigen. Maar op zich werkte het concept m.i. goed.

Mijn laatste ervaring was bij Gilde Opleidingen. Vlak na mijn komst werd de ruimte van het bestuursbureau en College van Bestuur verbouwd van een klassieke gang met kantoren, in een open ruimte met flexibele werkplekken (ik ga niet in op de argumenten die hiervoor waren). De meeste medewerkers werkten vier dagen per week of fulltime, en waren ook meestal dagelijks op kantoor aanwezig. Dat gold niet voor de leden van het CvB, die vooral ook extern overleg hadden. Vóór de periode van flexibele werkplekken hadden zij hun eigen, grote, kantoor dat dus regelmatig leeg stond. Thuiswerken werd overigens niet bevorderd, eigenlijk ontmoedigd (daar waren ook argumenten voor, waar ik niet op in zal gaan omdat ze niet relevant voor deze blogpost zijn).

De gang met kantoren werd verbouwd tot een grote, mooi vormgegeven, ruimte met vaste bureaus voor secretaresses, vier flexibele (met wandjes van elkaar afgescheide) werkplekken waarvan de bank en het bureau elektronisch versteld konden worden, twee 'oorstoelen' (bedoeld voor informeel overleg), een eenpersoonscockpit, een twee/drie persoonscockpit, een vergaderruimte en een ruimte over meer informeel overleg (waar je ook op een scherm presentaties kon houden). Verder kende de ruimte een lange tafel waaraan je kon lezen, en waaraan gezamenlijk werd geluncht. Er was ook beperkte kastruimte, omdat het ook de bedoeling was om zo papierloos mogelijk te werken.

Ik heb dit altijd een plezierige en functionele werkomgeving gevonden. Andere collega's hadden hier meer moeite mee. Eén van mijn collega's kon moeilijk geconcentreerd werken op een flexibele werkplek. De eenpersoonscockpit is in feite zijn kantoor geworden. Medewerkers die bijna altijd in huis waren, gingen altijd op dezelfde flexibele werkplek zitten ("Mijn flexibele werkplek"). Overigens werkte dit principe wel toen wij tijdelijk twee externe consultants 'over de vloer' hadden. Je ging dan vanzelf op zoek naar een alternatieve plek. De tweepersoonscockpit is uiteindelijk uitgegroeid tot het kantoor van het CvB.

Vergaderruimtes diende je te reserveren bij secretaresses. Zij hielden de ruimtes echter op voorhand vrij als het CvB in huis was (voor het geval zij deze ruimtes nodig zouden hebben). Maar op zich functioneerde dit principe goed (de ruimte werd ook efficiënter gebruikt).

De lange tafel was een succes. Door gezamenlijk te lunchen werden de informele contacten versterkt. Sowieso nodigde de open ruimte uit tot meer sociale contacten (als dit binnen de perken blijft, versterkt het zelfs de productiviteit). Een verslechtering voor collega's van andere afdelingen was de receptie waar men langs moest om iemand van ons te spreken te krijgen.

Papierloos werken is niet van de grond gekomen. Vergaderstukken werden geprint, weggegooid en weer geprint als je ze nodig had. En een jurist blijkt nog steeds veel kastruimte nodig te hebben. Tenslotte was de uitvoering van bepaalde materialen niet altijd geslaagd te noemen. Een gesprek in oorstoelen kon door alle aanwezigen gevolgd worden, waardoor deze hooguit gebruikt werden voor het lezen van stukken. De elektronische banken waren ook niet van topkwaliteit, waardoor bureaustoelen uit de opslagruimte werden gehaald.

Wat zijn volgens mij lessen uit deze ervaringen?

• De leiding van de organisatie moet het goede voorbeeld geven, als overgegaan wordt op flexibel werken. Dit vergroot de acceptie. Wees ok helder over doelen en resultaten van flexibel werken.
• Voor lang niet al het werk is flexibel werken een goede oplossing. Als medewerkers (zoals secretaresses, medewerkers van financiën of juridisch medewerkers) permanent op kantoor werken, dan heeft het geen zin om voor hen flexibele werkplekken in te richten.
• Vaak wordt het argument gebruikt dat organisaties met veel parttimers minder ruimte nodig hebben. Dat werkt alleen als parttimers hun aan- en afwezigheid op elkaar afstemmen, en als thuiswerken wordt bevorderd. Vaak nemen parttimers namelijk massaal op vrijdag of woensdagmiddag vrij. Als bijvoorbeeld wordt afgesproken dat iedereen op maandagochtend op kantoor moet zijn, dan heb je al een issue.
• De eerste periode (vaak de eerste paar jaar) zul je als management het gedrag van medewerkers moeten beïnvloeden. Als je jaren lang op een bepaalde manier hebt gewerkt, dan verander je dit niet 1-2-3. Niet iedereen is in staat om de knop snel om te zetten. Daar moet echt veel tijd energie aan worden besteed.
• De uitvoering en facilitering zijn essentieel. Wat dat betreft kun je veel leren van ervaringen elders. Elektronisch verstelbaar meubilair is bijvoorbeeld gemakkelijker en efficiënter in te stellen dan mechanisch verstelbaar meubilair. Eigen, mobiele, telefoons werken m.i. beter dan telefoons waarop je moet in- en uitloggen. Oorstoelen werken dus niet voor vertrouwelijke gesprekken. Een handig reserveringssysteem voor algemene ruimtes is belangrijk, waarbij geldt: gelijke monikken, gelijke kappen.Wil je papierloos werken, dan zul je niet alleen op gedrag moeten sturen maar bijvoorbeeld ook tablet's verstrekken.
• Geef medewerkers autonomie bij het kiezen van faciliteiten (bijvoorbeeld de keuze tussen drie typen telefoons of tablet PC's). Dat werkt ook motiverend. Betrek mensen ook bij keuzes ten aanzien van de inrichting.
• Besteed zorg aan de aankleding (warme kleuren en materialen). De omgeving op zich moet motiverend werken.

Kortom: flexibel werken kan m.i. prima werken, mits doordacht en genuanceerd ingevoerd.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.