Learning in the flow of work. Wat is dat nu weer?

Een nieuw begrip, gelanceerd door Josh Bersin. Overigens geen nieuw fenomeen. Wel een benadering van leren die steeds meer weerklank binnen arbeidsorganisaties lijkt te krijgen, en die wat mij betreft sterke en minder sterke kanten heeft.

In de Harvard Business Review schrijven Josh Bersin en Marc Zao-Sanders dat het noodzakelijk is om continu te leren, om voortdurend te zoeken naar manieren om werkzaamheden op een betere manier uit te voeren. Tegelijkertijd overtroeft de urgentie van het werk steevast “de luxe van het leren”.

De auteurs geven aan dat kenniswerkers gemiddeld maar vijf minuten per dag aan formeel leren besteden. De rest gaat op aan de niet-aflatende stroom werk. Kenniswerkers zitten dan gemiddeld 6,5 uur per dag achter een computer. Zij besteden 28% van hun tijd aan email, 19% aan het verzamelen van informatie en 14% aan interne communicatie (tijdens formeel en informele bijeenkomsten). 38% van de inhoud die zij online delen is educatief of informatief van aard.

De auteurs stellen daarom dat we leren onderdeel moeten maken van de kracht van de dagelijkse workflow, van “learning in the flow of work”:

it recognizes that for learning to really happen, it must fit around and align itself to working days and working lives. Rather than think of corporate learning as a destination, it’s now becoming something that comes to us.

Dankzij design thinking en geavanceerde technologie realiseren we leeroplossingen en leerervaringen waarbij leren bijna onzichtbaar wordt in ons werk. Google en YouTube zijn dan twee van die “learning in the flow”-platforms.

In hun bijdrage schrijven Bersin en Zao-Sanders dat je deze ontwikkeling vanuit twee perspectieven kunt benaderen.

Individu (bottom-up)

• Pas metacognitive vaardigheden en mindfulness toe. Wees je bewust van de leermogelijkheden van je werk, en doe er wat mee. Observeer het gedrag van experts, stel veel vragen en vraag om feedback.
• Beheer een ‘te leren-lijst’. Je ervaart dan elke dag veel mogelijkheden om te leren en dankzij metacognitieve vaardigheden zul je ze ook meer opmerken. Vaak kom je er op dat moment niet aan toe om ervan te leren, omdat je druk bezig bent met iets anders. Noteer een lijst met concepten, gedachten, praktijken en begrippen die u wilt onderzoeken, bookmark ze en voeg ze toe aan je lijst met te leren zaken.
• Gebruik tips die technologieën je geven tijdens het werk. Bijvoorbeeld van likes van Google Explore.
• Plan leertijd binnen je werkschema. Agendeer tijd om te leren, en informeer je collega’s. Maak hierover afspraken met je leidinggevende.
• Abonneer je op een klein aantal maar zeer goede en relevante nieuwsbrieven.
• Draag actief en deskundig bij aan een leerkanaal van je werk. De auteurs doelen daarbij bijvoorbeeld op applicaties als SharePoint, Slack of Microsoft Teams die organisaties vaak gebruiken om informatie met elkaar te delen. Bersin en Zao-Sanders bevelen terecht aan om niet alleen zomaar een internetadres te delen, maar om collega’s te helpen begrijpen waarom je dit deelt. Geef aan wat het is, en waarom het relevant is. ‘Tag’ degenen en alleen degenen die echt profiteren van de bijdrage. Dit helpt ook je eigen leerproces versnellen.

Organisatie (top-down)

• Zorg ervoor dat de kennissystemen van de organisatie accuraat en gemakkelijk te gebruiken zijn. Accepteer dat werknemers constant via zoekmachines en YouTube zoeken naar antwoorden. Maar investeer ook tijd aan het cureren van informatie en het verbeteren van interne systemen die kenniswerkers sneller in staat stellen meer bruikbare informatie te delen.
• Deel content intern. Dankzij technologie kun je ervoor zorgen dat een groter deel van je organisatie profiteert van wat in een klein deel wordt geleerd.
• Maak gebruik van API’s om content naar de werkplek te brengen. Dankzij application program interfaces is het mogelijk om relevante content toegankelijk te maken voor werknemers (binnen applicaties die zij dagelijks gebruiken).
• Wijd een kanaal binnen de communicatiesoftware van je organisatie aan leren. Creëer een speciale online ruimte om te leren en promoot deze door als leidinggevenden ook zinvolle bijdragen te delen.  Moedig van nature actieve deelnemers en ‘beïnvloeders’ aan om nieuwe inhoud te plaatsen en te promoten.
• Overweeg om een conversatie- of chat-interface te gebruiken, bijvoorbeeld een chatbot. Hiermee kun je leren en werken vaak op een eenvoudige, effectieve manier met elkaar verbinden.
• Gebruik email ook voor leren. Email vormt nog steeds een belangrijk onderdeel van de dag van de kenniswerker. Iedereen binnen de organisatie gebruikt het. Het is een weinig ‘sexy’ communicatiemiddel. Toch kan een spaarzaam gebruik van gepersonaliseerde emails bijdragen aan een efficiënte en effectieve manier van leren op de werkplek. Mede dankzij strengere regelgeving zal email volgens de auteurs minder gebruikt worden voor spam. En daardoor meer waarde krijgen voor medewerkers.

Volgens Bersin en Zao-Sanders staat de $360 miljard ‘corporate learning industrie’ vaak in de schaduw van andere, meer “glamoureuze” aspecten van de organisatie, vooral omdat het moeilijk is om de impact van specifieke leerprogramma’s te bewijzen (hoewel de voordelen van training in het algemeen voor individuen en de maatschappij buiten twijfel staan). Zij menen dat we echter op een kantelpunt staan nu bedrijven de betrokkenheid en het welzijn van werknemers serieuzer gaan nemen.

Leren vanuit competitief oogpunt noodzakelijk

Het concept van “learning in the flow of work” vindt schijnbaar veel weerklank bij chief learning officers van grote organisaties. Een aantal komt in deze bijdrage aan het woord. Zij stellen onder meer dat onzekere en veranderende markten het noodzakelijk maken om te experimenteren, en adaptiviteit en “rapid-cycle feedback” vanuit competitief oogpunt noodzakelijk maken. Dit impliceert leren. L&D zal zich eveneens meer richten op de directe zakelijke context en gepersonaliseerde behoeften van werknemers. Dit maakt eenvoudige toegang tot informatie, prestatieondersteunende hulpmiddelen en zorgvuldig samengestelde en relevante en toepasbare opleidingen noodzakelijk. Daar komt de noodzaak bij om corporate leerervaringen te creëren die aansluiten bij de ervaringen die de werknemer als consument heeft.

Mijn opmerkingen

• De manier van leren, die de auteurs hier beschrijven, wordt al vele jaren bepleit (onder meer door Jay Cross, ruim 15 jaar geleden). Een jaar of tien geleden pleitten adepten van deze aanpak vooral voor het gebruik van ‘sociale media’ voor het faciliteren van dergelijke vormen van leren. Ik vind zelf nog steeds een RSS-Feedreader onmisbaar bij het cureren van informatie. Nu moeten Learning Experience Platforms medewerkers helpen bij het cureren van informatie. De auteurs wijzen overigens terecht op het belang van de gebruikersvriendelijkheid van applicaties. Wat dat betreft is het opvallend dat zij Sharepoint als voorbeeld noemen. Ik mis de aandacht voor performance support applicaties.
• De auteurs wijzen er terecht op dat je eenvoudige applicaties vaak ook al prima voor leren kunt gebruiken. Het pleidooi om email voor leren te gebruiken, verbaast me. Het is niet alleen spam die email tot een m.i. onvoldoende effectief en efficiënt medium binnen organisaties maakt. Het vele ‘ge-cc’ draagt hier ook onder meer aan bij.
• De auteurs leggen een sterke nadruk op content. Het gaat er m.i. vooral om om technologie te gebruiken om mensen met elkaar te verbinden (leren als sociaal proces). Gebruik daarbij vooral ook spraakgeoriënteerde applicaties. Zelfs kenniswerkers delen gemakkelijker mondeling informatie met elkaar, dan schriftelijk.
• Het verzamelen en tot je nemen van content alleen, is niet voldoende als je ervan wilt leren. Je zult content ook moeten verwerken. Verder zijn feedback en reflectie van belang. Vraag je daarom ook af of daadwerkelijk sprake is van leren, als je het hebt over activiteiten in het kader van “learning in the flow of work”. Leren is immers ook een actief cognitief proces. Is dat het geval?
• Je hebt op de werkplek vaak onvoldoende gelegenheid voor reflectie. Daarom is het wenselijk om ook regelmatig afstand te nemen van de werkplek.
• De auteurs hameren terecht op de kracht van deze vorm van werkplek leren. Het is echter niet dé passende manier van leren, voor alle leervragen. Vanwege de relatief lage kosten, grijpen organisaties wellicht te snel naar deze manier van leren. Wees altijd kritisch op de relatie tussen te bereiken doelen en de activiteiten die je inzet.
• De auteurs wijzen terecht op het belang van metacognitieve vaardigheden om in de ‘workflow’ te leren. Lang niet alle kenniswerkers beschikken over deze vaardigheden.
• De auteurs gaan m.i. voorbij aan het gegeven dat de economische conjunctuur ook van invloed is op de waardering van leren en ontwikkelen. Als het economisch moeilijker gaat, en veel werknemers op zoek zijn naar (ander) werk, dan zal L&D mogelijk weer eerder als kostenpost dan als investering gezien worden.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.