Impressie Design4all

De afgelopen dagen heb ik als lid van de programmacommissie dé conferentie over ICT en onderwijsvernieuwing, Design4all, bijgewoond. Normaal gesproken lees je dan op mijn weblog een inhoudelijke impressie. Ik heb nu echter inhoudelijk niets meegekregen van dit congres. Maar ik wil wel mijn ervaringen met de organisatiekant hier delen.

• Het congres met zo’n 1600 deelnemers verliep m.i. organisatorisch voorspoedig. Helaas viel donderdagmiddag in een deel van Maastricht de stroom uit, waardoor we maar één besluit konden nemen: het congres voortijdig beëindigen. Jammer voor de presentatoren, afsluitende act, de meewerkende leerlingen, standhouders, de bezoekers, organisatie en het gastcollege Leeuwenborgh Opleidingen. Let wel: het lag niet aan ICT, maar aan de stroom.
• De manier van besluitvorming hierover verliep prima. Mensen van de organisatie geven desgewenst input, maar een klein clubje neemt een duidelijk en eenduidig besluit. Sommige presentatoren gaven aan wel door te willen gaan, maar je moet bij een congres van zo’n omvang één lijn trekken.
• Op het moment dat de stroom uitviel, lieten de meeste presentatoren zich niet uit het veld slaan. Dankzij hun improvisatievermogen werden de meeste sessies gewoon voltooid. Petje af.
• Ik heb nog meer bewondering gekregen voor de mensen van het projectbureau van het Consortium voor Innovatie, dat dit congres al vele jaren organiseert. Ze houden het totaal overzicht en blijven ongelofelijk kalm en goedgemutst. Zelfs als -zoals donderdagmiddag in Maastricht- de stroom uitvalt.
• Je maakt lange dagen. Met veel korte briefings en voortdurend checken, checken, checken. Dat lijkt wellicht overdreven, maar is absoluut noodzakelijk. Dinsdagavond laat (rond 23 uur) hebben we zalen gecontroleerd, en doorgegeven als bepaalde zaken (denk aan glazen voor sprekers) nog niet in orde waren. Woensdagochtend om 7.45 uur hebben we weer zalen gecontroleerd om te kijken of verbeteringen waren doorgevoerd. Is toch belangrijk om congresgangers zo goed mogelijk te kunnen ontvangen.
• Voortdurende communicatie is van groot belang. Je loopt de hele dag met een portofoontje en ‘oortje’. Vooral bij de start en afloop van workshops is het een gekwetter van jewelste. Bijvoorbeeld:
  ‘Wilfred voor ICT’.
  ‘ICT voor Wilfred’.
  ‘Kunnen jullie naar zaal 07 komen? Daar is een probleem met een beamer.’
  ‘Begrepen, Wilfred. Er komt iemand aan.’
  Dat gaat de hele tijd door.
• Humor en goede zin zijn heel belangrijk. En we hebben ook samen plezier gehad.
• Het is heel belangrijk om je strak aan tijdsschema’s en afspraken te houden. Als bijvoorbeeld een spreker een andere zaalopstelling wil, dan is dat niet mogelijk. Want je hebt geen capaciteit gepland om na afloop van de sessie de zaal te herschikken. Een congres als Design4all met zeer vele parallelsessies en zoveel deelnemers leent zich niet voor dat type flexibiliteit.
• Je moet altijd zorgen voor reservecapaciteit aan apparatuur, en andere faciliteiten (bijvoorbeeld zo iets als extra flip overs). Als je daarmee sprekers -die extra vragen hebben- tevreden kunt stellen, dan scoor je als organisatie.
• Congrescentra zijn niet echt voorbereid op de ‘online samenleving’. Ten behoeve voor dit congres is de bandbreedte -voor zover ik begrepen heb- ruim verdubbeld. Anders waren bepaalde toepassingen niet mogelijk geweest. Daarnaast zijn de kosten van een internetverbinding belachelijk hoog. En dan heb ik het niet eens over snel draadloos.

Een inhoudelijke impressie van Design4all vind je op de conferentieblog. Verder is het me wel gelukt om tijdens rustige periodes via mijn mobiele telefoon te twitteren. Al met al heb ik het een erg leuke ervaring gevonden. Je krijgt inderdaad inhoudelijk niets mee, en je bent niet in staat zelf een sessie te verzorgen. Maar goed: een mens moet keuzes maken in z’n leven ;-).