Hoe virtuele teams menselijke connecties kunnen ontwikkelen

Kunnen mensen net zo goed in virtuele teams samen werken, dan in face-to-face teams? Wat is nodig om virtuele teams effectief met elkaar samen te laten werken? Meer dan technologie, in elk geval.

Veel mensen, ook als zij veel online contact hebben, werken liever face-to-face samen dan online. Volgens Keith Ferrazzi kan een nieuwe generatie video- en webconferencing technologie de drempel van online samenwerken verlagen. Maar volgens hem hebben we ook ander gedrag nodig dat menselijke betrokkenheid op de eerste plaats stelt.

In de eerste plaats pleit hij voor een aantal basisregels voor het managen van virtuele communicatie:

1. Je start face-to-face gesprekken meestal met social talk. Doe dat ook met virtuele bijeenkomsten. Mensen zijn namelijk sociale wezens, met behoefte aan een band. Die band creëer je ook met niet-taakgebonden, persoonlijke online gesprekken.
2. Spreek af dat je niet aan multitasking doet. Als je meerdere taken tegelijkertijd, of vlak achter elkaar, wilt uitvoeren dan heb je onvoldoende aandacht voor de anderen. Roep de anderen op om gedachten te delen.
3. Ferrazzi pleit er ook voor om stilte te beperken. Hij wil vooral ruimte geven aan humor (stilte kan overigens ook functioneel zijn).

Op de tweede plaats benadrukt Keith Ferrazzi het afstemmen van persoonlijke en professionele doelen. Mensen zijn niet alleen gemotiveerd door de lange termijndoelen van de organisatie. Ook nu pleit hij weer voor ruimte voor communicatie over privézaken en persoonlijke drijfveren tijdens virtuele sessies. Bijvoorbeeld over je hond die tijdens de sessie blaft.

Op de derde plaats pleit Ferrazzi voor openhartigheid. Hij stelt dat echte converstaties veelal pas op gang komen nadat vergaderingen zijn afgelopen. Investeer daarom in een klimaat waarin medewerkers tijdens de sessie open durven te zijn. Hij beveelt onder meer aan om één van de teamleden te laten fungeren als ‘Yoda’, een wijze commentator die reflecteert op de communicatie binnen het team. Ook adviseert hij om criticasters juist te belonen. Verder kan het wenselijk zijn om deelnemers anoniem te laten reageren.

Ik vind deze regels bruikbaar, ook binnen leernetwerken en communities. Veel van zijn regels zijn m.i. ook gemakkelijker toepasbaar tijdens synchrone communicatie dan tijdens asynchrone communicatie. Er is wel eens gepleit voor virtuele communicatie omdat deze efficiënter zou zijn doordat meer to-the-point gecommuniceerd wordt. Keith Ferrazzi benadrukt terecht dat niet-taakgebonden communicatie ook functioneel is voor samenwerking.

Waar Ferrazzi wel aan voorbij gaat, is aan de non-verbale communicatie tijdens bijeenkomsten. Daar heb je tijdens face-to-facebijeenkomsten meer zicht op. Toch wordt daar ook tijdens deze bijeenkomsten niet altijd wat mee gedaan.

Tenslotte moeten we niet vergeten dat we gewend zijn om face-to-face te communiceren. Die manier van communiceren zit sterk ingebed in onze mentale modellen. Online communiceren en samenwerken is betrekkelijk nieuw, en verloopt lang niet altijd even soepel (onder meer dankzij suboptimale technologie). Als de kosten om face-to-face te communiceren hoog zijn (denk aan lange reistijd), zijn we eerder bereid om onze ‘communicatievoorkeur’ tijdelijk aan de kant te schuiven.