Hoe kun je afleiding voorkomen, en je productiviteit verbeteren?

De poging en om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren -of snel af te wisselen- zijn niet alleen funest voor leren, maar ook voor de productiviteit op de werkvloer. Hoe kun je  afleiding beter hanteerbaar maken?

Volgens Joseph Grenny bevorderen de meeste werkplekken helaas niet het focussen. Grenny spreekt hierbij ook van “environmentally unconscious”: onze omgeving zorgt vaak voor voortdurende, verraderlijke, onderbrekingen die van invloed zijn op gedachten, stemmingen, en keuzes. Denk daarbij aan een telefoon die niet alleen door geluid maar ook door trillingen onze focus ondermijnt en zelfs contacten tussen personen kan verzwakken. Of aan emails die spanning of nieuwsgierigheid oproepen.

Joseph Grenny formuleert vijf adviezen om meer grip te krijgen op je omgeving, zodat de omgeving minder controle heeft over jou.

1. Monitor emoties. Vraag je bewust af wat je voelt bij onderbrekingen. De meeste onderbrekingen zijn aangeleerde strategieën om onprettige emoties te kunnen vermijden. Als je je meer bewust bent van de redenen om je werk te onderbreken, dan kun je meer effectieve strategieën hanteren om hier mee om te gaan.
2. Kies voor snel succes. Daarmee bedoelt de auteur dat je eenvoudige taken, die voor veel onrust zorgen, snel moet afhandelen. Een ’to do’-lijst trekt namelijk altijd aandacht. Relatief eenvoudige taken vragen dikwijls om onevenredig veel aandacht. Handel daarom taken die maar een paar minuten duren, als eerste af.
3. Organiseer eenzaamheid. Reserveer tijd en ruimte voor focus. Kies daarvoor de momenten waarop je het meest productief bent, en blok dan tijd en (fysieke) ruimte om geconcentreerd aan ingewikkelde taken te werken. Schakel telefoons en notificaties uit, en vermijd zelfs toegang tot internet (m.i. in elk geval sociale media). Volgens Grenny moet je voor jezelf een tijdelijke en fysieke oase creëren om met focus te kunnen werken. Ik gebruik hiervoor regelmatig de applicatie ‘Focus’. Je geeft dan aan hoeveel tijd je nu gaat werken aan een bepaalde taak. De applicatie waarschuwt je als de tijd voorbij is.
4. Oefen aandacht. Joseph Grenny vergelijkt aandacht met een spier die je kunt trainen. Meet hoeveel tijd je geconcentreerd kunt werken. Neem bijvoorbeeld steeds meer tijd om alleen na te denken over een kwestie. Gebruik bijvoorbeeld reistijd (openbaar vervoer) om stil te zitten en je gedachten op een rij te zetten. Schakel daarbij alle media uit. Begin bij vijf minuten, en breid dit geleidelijk uit.
5. Werk wandelend aan je problemen. Als je werkomgeving het ingewikkeld maakt om zonder onderbreking te werken, kun je ook een ‘wandelplan’ ontwikkelen. Kies een interessant en belangrijk probleem denk daarover na tijdens het wandelen. Deze lichaamsactiviteit is bovendien bevorderend voor de werking van de hersenen.

Grenny stelt m.i. terecht

take control of these distractions or let them control you

Ik ben het daar mee eens. Het is voor een groot deel een kwestie van doen. Bespreek ook het belang van focus met je werkomgeving. Of met het thuisfront als je thuis werkt.