Als ZZP-er heb je te maken met verschillende procedures en regels die door klanten worden toegepast. Meestal is dat prima te doen. Soms word je er horendol van. Klanten die het op dit gebied erg bont maken, zijn vaak zeer omvangrijk.
Als ik gevraagd word voor een opdracht, dan gaat dat meestal op basis van een offerte. De opdrachtgever gaat akkoord. De opdracht wordt uitgevoerd, en de factuur wordt verstuurd. Bij omvangrijke opdrachten verstuur ik maandelijks een factuur, of aan het begin en aan het eind. Vaak moet daarbij een projectnummer of ordernummer worden vermeld. En uiteraard zijn er wettelijke richtlijnen voor het opstellen van een factuur.
Zo gaat het eigenlijk altijd bij kleinere organisaties, en vaak ook bij meer omvangrijke organisaties. Bij kleinere organisaties ontvang je dan snel je geld. Bij grotere organisaties duurt dat meestal 30 dagen.
Geen probleem. Dit gaat meestal goed.
Soms gebeurt het dat een opdrachtgever na verzending van de factuur aangeeft dat de factuur toch anders geadresseerd moet worden of dat een bepaald projectnummer nog moet worden toegevoegd. Lastig, maar kan gebeuren. Je maakt dan een creditnota en je stelt een nieuwe factuur op. Ik gebruik daar een handig programma voor (Yuki, via mijn accountant). Bij kleine opdrachten ben je dan wel relatief veel tijd kwijt aan administratie.
Het komt ook voor dat klanten jou als ZZP-er inhuren via een tussenpersoon. Deze tussenpersoon handelt dan administratieve, financiële en juridische zaken af. Klanten betalen deze tussenpersoon daar ook voor.
Klanten doen dat omdat zij willen vermijden dat discussie ontstaat over de vraag of de ZZP-er niet toch in loondienst is. Als ZZP’er sluit jij dan een overeenkomst af met de tussenpersoon. Je moet je vaak registreren in een online portaal en daar ook documenten uploaden, zoals bewijs van inschrijving in de Kamer van Koophandel en een kopie van je beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Het versturen van de factuur verloopt soms ook via dit portaal.
Ik kan me voorstellen dat deze werkwijze gehanteerd wordt bij omvangrijke opdrachten, met een langere looptijd.
Maar een tijdje geleden moest ik mij ook registreren in zo’n portaal toen een klant mij vroeg eenmalig een sessie te verzorgen. De workflow was als volgt:
Klant benadert mij. Ik maak offerte. Klant gaat akkoord. Klant informeert HR-afdeling. HR-afdeling schakelt tussenpersoon in. Tussenpersoon benadert mij met het verzoek om om mij te registreren in hun portaal. Ik registreer mezelf en spreek af dat ik de factuur kan mailen (in plaats van factureren via het portaal). Ik voer sessie uit. Ik stuur factuur. Tussenpersoon geeft aan dat inschrijvingsbewijs KvK echt moet worden geupload en dat ik daarna een overeenkomst zal ontvangen. Daarna kan ik pas factureren via een ander mailadres. Ik upload KvK-inschrijfbewijs. Ik ontvang een overeenkomst van vijf pagina’s. Ik onderteken de overeenkomst. Ik maak een creditnota en verstuur deze. Ik verstuur een nieuwe nota.
Ik ben aan deze opdracht drie keer zoveel tijd aan administratie kwijt dan aan een vergelijkbare opdracht.
En behalve dat de klant mij een vergoeding verschuldigd is, zal de klant ook de tussenpersoon moeten betalen voor deze diensten. Dat maakt zo’n sessie best prijzig.
Terwijl dit dus niet hoeft. De belastingdienst zal nooit en te nimmer ervan uitgaan dat ik bij deze klant in loondienst ben.
Kan het nog erger?
Ja. Ik heb ooit een adviesopdracht van een dag uitgevoerd voor grote, internationaal opererende organisatie. Daarvoor moest ik eerst geregistreerd worden als leverancier. Ik moest o.a. bij de belastingdienst een verklaring opvragen dat ik braaf mijn verplichtingen na kwam. Deze en andere informatie moest ik sturen naar een kantoor in Barcelona. Na uitvoering van de opdracht moest ik de factuur mailen naar een kantoor in Polen. Het heeft ongeveer 50 dagen geduurd voordat ik de vergoeding op mijn rekening bijgeschreven kreeg.
Gelukkig zijn dit uitzonderingen.
This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.
Heel herkenbaar Wilfred. Ik heb ook een opdracht uitgevoerd voor een groot internationaal bedrijf (facturatie ook via Polen) en ik moest vooraf akkoord gaan met een betalingstermijn van 60 dagen. Op zich prima, maar de administratie zou je bijna in rekening moeten brengen. Ik moest een soort internationaal KvK-nummer opvragen, geheimhouding tekenen, etc.
Het zou goed zijn als dergelijke bedrijven (en de overheid) een apart loket en condities zouden hebben voor ZZP-ers.