Volgens Henry Mintzberg is onderlinge afstemming een belangrijk coördinatiemechanisme. Overleg, onder meer via een vergadering, is daar een voorbeeld van. Bij de implementatie van technology enhanced learning krijg je hier ook mee te maken. Overlegsituaties kunnen echter ook gesaboteerd worden.
Onderlinge afstemming is onder andere belangrijk als het aantal medewerkers groot is, en de complexiteit hoog. Bij technology enhanced learning is dat meestal ook het geval. Je zult -bijvoorbeeld bij de invoering van een digitale leeromgeving- vaak met betrokkenen rond de tafel zitten (of staan), de voortgang bespreken en afspraken maken. Dergelijke overlegsituaties kunnen echter ook ondermijnd worden.
Lisa Nielsen heeft de hand weten te leggen op een handleiding van de CIA waarin zeven strategieën worden onderscheiden om productief overleg te saboteren:
- Dring erop aan om alles via “kanalen” te doen. Sta nooit ‘afkortingen’ toe om beslissingen te versnellen.
- Houd ’toespraken’. Praat zo vaak en zo lang mogelijk. Maak je punt duidelijk door middel van lange anekdotes en impressies van persoonlijke ervaringen.
- Laat als het kan zo veel mogelijk onderwerpen door commissies verder uitzoeken en uitwerken, en zorg voor een grote samenstelling van die commissies (minimaal vijf personen).
- Besteed zo veel mogelijk tijd aan irrelevante problemen.
- Kibbel over precieze bewoordingen van communicatie-uitingen, notulen en voorstellen.
- Verwijs naar zaken die tijdens recente vergaderingen zijn besloten en probeer deze beslissingen weer ter discussie te stellen.
- Bepleit “voorzichtigheid.” Wees “redelijk” en dring erop aan dat de andere deelnemers ook “redelijk” zijn. Vermijd haast, die later tot verlegenheid of problemen kan leiden.
Als projectleider of voorzitter van een stuurgroep moet je je bewust zijn van deze mechanismes en ze bespreekbaar te maken. Maar ook voor gewone deelnemers is het van belang weet te hebben van deze strategieën. Niet zo zeer om ze gericht toe te passen, maar om je bewust te zijn van de effecten ervan.
Mijn ervaring is dat deelnemers aan overleg veelal niet doelbewust bezig zijn het overleg te ondermijnen (waar de Amerikaanse inlichtingendienst wel op doelt). Ik heb wel -vooral in mijn actieve tijd bij GroenLinks- gemerkt dat mensen denken dat deze strategieën hen helpen hun doel -gelijk krijgen- te bereiken (wat meestal niet het geval is).
Lees ook Lisa’s zeventien strategieën om overlegsituaties meer effectief te maken (in de kern: plan, betrek, nazorg).
This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.
Geef een reactie