Hebben werknemers meer tijd voor het primair proces als zij digitaal vaardiger zijn?

Als medewerkers beter in staat zijn ICT-systemen te gebruiken, houden zij meer tijd over voor het eigenlijke werk waarvoor zij in dienst zijn. Er is echter meer nodig dan investeren in digitale vaardigheden om ervoor te zorgen dat technologie echt bijdraagt aan beter en efficiënter werk.

Vanochtend kwam ik op LinkedIn een bericht tegen over een initiatief van zorginstelling ’s Heeren Loo om te investeren in de digitale vaardigheden van medewerkers. Deze instelling heeft een competentieprofiel met digitale vaardigheden ontwikkeld en een website www.digitaal-vaardig.nl met onder meer lesmateriaal en spelletjes op het gebied van basisvaardigheden, privacy & gegevensbeveiliging, technologie en eHealth, en zorgdomotica. Het achterliggende idee is dat als werknemers digitaal vaardiger zijn, zij meer tijd overhouden voor de zorg zelf.

Volgens mij is deze gedachtegang op zich correct, en ook voor meer sectoren van toepassing. Technologisering is inderdaad diep doorgedrongen binnen arbeidsorganisaties. We besteden echter te veel tijd en energie aan ICT doordat we applicaties niet op de juiste manier gebruiken -denk aan een overdadig en niet relkevant gebruik van WhatsApp-groepen- of omdat we onvoldoende vaardig zijn om de toepassingen te gebruiken. Dit draagt bij aan een hoge werkdruk en gaat ten koste van het primair proces (het verlenen van zorg, het begeleiden van lerenden, enzovoorts). Het gebruik van technologie leidt dan ook niet altijd tot beter en efficiënter werk.

Het ligt echter niet alleen aan de digitale vaardigheden van werknemers dat technologisering niet altijd bijdraagt aan hogere productiviteit, minder werkdruk en meer werkplezier:

• Applicaties zelf zijn vaak te complex, onvoldoende intuïtief en omslachtig. Technologie is ook niet altijd stabiel en betrouwbaar. Denk bijvoorbeeld aan het niet ondersteunen van single sign on waardoor je vaker moet inloggen in systemen. Of aan gebrekkig functionerende wifi.
• We gebruiken verschillende applicaties voor hetzelfde doel. Bijvoorbeeld het gebruik van verschillende roostersystemen.
• We gebruiken systemen niet consequent. Bijvoorbeeld: alle medewerkers moeten vergaderzalen ‘just in time’ online reserveren. Behalve de bestuurders. Hun secretariaat reserveert zalen ‘just in case’.
• We zijn onvoldoende bereid om processen te uniformeren en te stroomlijnen zodat ze geautomatiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld: lerenden krijgen automatisch toegang tot de juiste ruimtes in een leeromgeving als zij zich in een bronsysteem inschrijven. Bij opleiding A doet men dat, maar bij opleiding B doet men dat niet.
• We hebben allerlei redenen om bepaalde processen niet te automatiseren. Er zijn nog steeds scholen waar docenten geen cijfers mogen invoeren omdat de organisatie bang is dat zij dit niet zorgvuldig genoeg doen. Maar ook: een groep medewerkers weigert op tijd bepaalde gegevens in een systeem in te voeren waardoor een secretariaat dit van hen overneemt. De betreffende medewerkers komen hier mee weg.
• We digitaliseren te veel. Je hebt een eenvoudige vraag voor de functioneel beheerder. Toch moet ook deze eenvoudige vraag via een ticketsysteem worden gemeld, waarbij de eerste lijn eerst beoordeelt wie de vraag moet beoordelen.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.