Het is de bedoeling dat de introductie van nieuwe technologieën bijdraagt aan betere bedrijfsresultaten, meer efficiency, het bevorderen van samenwerken en wellicht ook het verlagen van werkdruk. In de praktijk hebben deze technologieën vaak een negatief neveneffect: digitale afleiding. Dit is een groot probleem, en een uitdaging voor arbeidsorganisaties. Leren en ontwikkelen (L&D) kan een deel van de oplossing van dit issue zijn.
Gisteravond attendeerde mijn oud-collega Harm Weistra mij op twee relevante bijdragen over dit onderwerp. In The modern workplace is hopelessly distracting. And it’s costing us time and money stelt Brian Solis dat we van een achturige werkdag vaak maar vijf of zes uur productief zijn. Een belangrijk deel van die tijd gaat verloren omdat we tijdens het werk vaak onderbroken worden door berichten, email, notificaties en dergelijke. Het duurt vervolgens 23 minuten om je weer te focussen op je werk.
Dit is niet goed voor de productiviteit, maar ook niet voor het welbevinden van de werknemer (frustraties, depressies). We werken daardoor ook langer, om het werk af te krijgen. Je put er ook je brein mee uit. Solis stelt:
we’re exhausting our brain’s limited resources even faster because we’re working in cycles that are incredibly inefficient, leading not only to lower productivity, but more mistakes and lower-quality output.
Onderzoek van The Economist laat volgens Solis zien dat elke werknemer jaarlijks gemiddeld $ 4.500 verspilt. Ander onderzoek wijst erop dat kenniswerkers 25% van hun werktijd bezig zijn met een onophoudelijke stroom aan data.
Solis merkt op dat veel applicaties, zoals Facebook of Snapshat, ook ontworpen zijn om af te leiden (“persuasive design“). We zullen weer langzaam en bewust moeten oefenen ons weer te focussen.
Niet alleen technologie leidt af
Brian Solis verwijst in zijn bijdrage naar de tweede relevante bijdrage over dit onderwijs. Udemy heeft onderzoek laten doen naar afleiding op de werkplek. Zij verwijzen ook naar de open werkplekken die de plaats innemen van kleinere, gesloten, kantoren. Het zijn vooral praatgrage collega’s die afleiden, geluiden en open werkplekken.
De smartphone is echter aan een opmars als ‘weapon of distraction‘ bezig, met name onder jongere werknemers. Zij gebruiken smartphone’s in 78% van de gevallen voor persoonlijke activiteiten, en in 22% van de gevallen voor werkgerelateerde activiteiten. Bij werknemers van mijn generatie wordt de smartphone vaker voor werk (57%) dan voor privé (43%) gebruikt.
Per dag komt dat bij jongeren neer op 2 uur. Van alle respondenten is 59% het ermee eens dat persoonlijk gebruik van technologie meer afleidt dan werkgerelateerde tools. Facebook blijkt verreweg de meeste aandacht op te slurpen.
Werknemers blijken ook hun vermogens om werk weer snel te hervatten, te overschatten. De impact van een korte onderbreking wordt juist onderschat.
Het rapport gaat verder ook in op vergaderingen. Vergaderingen vormen vaak ook onderbrekingen van het werk, en worden op hun beurt ook weer slachtoffer van afleiding (waarbij technologie weer een rol speelt).
Udemy heeft ook gevraagd naar de effecten van afleiding:
- 54% van de ondervraagden geeft aan minder te presteren dan verwacht.
- 50% van de respondenten zegt significant minder productief te zijn.
- 20% van de ondervraagden denkt dankzij afleiding niet de volledige potentie te benutten.
De meeste werknemers bespreken dit niet met hun leidinggevenden. Ze zoeken individueel naar maatregelen. Drieënveertig procent zet de telefoon uit. De beperkte groep die tools gebruikt om afleiding te voorkomen doet dit over het algemeen met succes. Dertig procent zoekt het in meditatie etc. Ruim een kwart zoekt het in het uitvoeren van routinematige taken waarbij afleiding minder storend is.
Al met al ligt afleiding constant op de loer op de werkvloer. Daarbij gaat het niet alleen om afleiding door nieuwe technologie. Deze vorm van afleiding neemt echter wel steeds ernstigere vormen aan. Het zijn nadrukkelijk niet alleen werkgevers die hier last van hebben.
Hoe gaan werkgevers hiermee om?
- 51% van de werkgevers stelt restricties aan het gebruik van sociale media.
- Werkgevers doen niet of nauwelijks iets om werknemers te instrueren over hoe zij het beste om kunnen gaan met de vele bronnen van afleiding. Zij geven instructies over de basisfunctionaliteiten van nieuwe technologie, maar niet over hoe je nieuwe technologieën productief en efficiënt kunt gebruiken, en afleiding kunt vermijden.Het gevolg is dat nieuwe technologieën niet leiden tot meer efficiency en productiviteit.
Wat te doen?
De onderzoekers stellen dat een ‘leercultuur’ werknemers kan helpen slimmer te werken. Denk daarbij aan:
- Het verbannen van smartphones is niet realistisch. Leer mensen om slim om te gaan met nieuwe technologie.
- Train werknemers in het slim en efficiënt gebruiken van nieuwe technologieën in de context van het werk. Maar geef die training een vervolg op de werkvloer. Trainingen alleen, helpen niet.
- Besteed aandacht aan de ontwikkeling van ‘soft skills’ zoals focus, het managen van je tijd, om kunnen gaan met veranderingen.
- Leer werknemers hoe zij leiding kunnen geven aan en deelnemen aan meer effectieve vergaderingen.
- Erken de echte uitdagingen van open kantoren en bied opties voor werken in stilte en werken op afstand.
- Zorg ervoor dat het werk zelf leidt tot meer betrokkenheid (uitdagend, loopbaanperspectief, ruimte om te leren).
Verder zou een telefoontas op kantoor ook best nuttig kunnen zijn, evenals andere hulpmiddelen (zoals applicaties die de Pomodoro-techniek ondersteunen). Maar het gaat vooral om een gedragsverandering, te beginnen met de erkenning dat afleiding alomtegenwoordig is.
This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.
Geef een reactie