Bring Your Own Device voor medewerkers?

Instellingen en bedrijven zouden zich het leven eenvoudiger kunnen maken als zij medewerkers zelf verantwoordelijk zouden maken voor aanschaf en beheer van smartphones. Een tegemoetkoming in de kosten kan volstaan. Volgens mij zijn de medewerkers daar ook mee gediend.

Vanochtend las ik een blogpost van Willem van Dinther over de aanschaf van een nieuwe smartphone voor medewerkers van het SUMMA College. Willem beschrijft daarin waar een smartphone voor MBO-docenten aan moet voldoen. Hij gaat daarbij ook in op educatieve toepassingen.

Willem vraag zich in zijn bijdrage af of je als onderwijsinstelling niet zou kunnen volstaan met het verstrekken van een simkaart en een bijdrage in het abonnement. Hij schrijft:

Op basis van groot inkopen, eigen beheer en een grote korting zal die vlieger denk ik niet opgaan.

Ik vraag me dat af. Ik lees bijvoorbeeld bij Willem dat het SUMMA College de aanschaf van nieuwe smartphones Europees heeft aanbesteed. Worden de kosten van een dergelijke stroperige procedure ook meegenomen in de afweging? En hoeveel tijd ben je als school kwijt aan het beheer van een smartphone? Hoe belangrijk is het dat docenten een beroep op support kunnen doen bij een smartphone? Die ondersteuning hebben ze toch ook niet bij hun privésmartphone? Worden issues niet vaak met behulp van je omgeving opgelost?

Volgens mij is het veel goedkoper om medewerkers een tegemoetkoming in aanschaf en abonnement te geven (en het mag volgens mij ook van de Belastingdienst).

Vraag wie een smartphone gebruikt, geef die groep een redelijke vergoeding en maak afspraken over ‘zakelijk gebruik’. Daarmee voorkom je ook dat de beperkte groep ‘luddites’ de uitgereikte smartphone triomfantelijk in de verpakking laat.

Voordelen voor medewerkers zijn: je kunt zelf de smartphone van jouw voorkeur gebruiken, je hoeft niet met twee smartphones te sjouwen en je ontvangt een redelijke vergoeding voor zakelijk gebruik.

Volgens mij heb je ook niet eens een aparte simkaart nodig. Smartphones worden volgens mij vooral gebruikt om te internetten, en veel minder vaak om te bellen. Docenten willen vanwege sms en telefoon m.i. vooral scheiding tussen een werk- en privédevice, en nemen daarvoor het gesleep met twee mobiele telefoons op de koop toe.

Als we echter steeds vaker smartphones gebruiken om bijvoorbeeld te skypen in plaats van te bellen, dan vervalt m.i. het argument voor een aparte simkaart. WhatsApp is helaas gebonden aan je mobiele nummer. Maar om vanwege die app persé een aparte simkaart te gebruiken, gaat me wat ver. Ik zou goede afspraken maken met lerenden over de communicatiekanalen die je gebruikt, en de wijze waarop je ze gaat gebruiken.

Deze oplossing voorkomt ook dat bedrijven en instellingen willen controleren of medewerkers de werktelefoon ook privé gebruiken. Met het gevolg dat eigenlijk niemand blij is met ‘Bring Your Own Device’, en dat de organisatie te maken heeft met hogere beheerskosten.

Als je als individu een scheiding tussen werk en privé wenst, kun je volgens mij vooral het beste internettoepassingen met meerdere accounts gebruiken (mail, Skype, Facetime). Het maken van afspraken en het managen van verwachtingen ten aanzien van hoe en waarmee je communiceert is daarbij m.i. ook van groot belang.

Bij de Open Universiteit krijgen we een tegemoetkoming voor internetgebruik in verband met de gewoonte om ook thuis te werken. Wat betreft telefonie gaat men helaas nog uit van ‘vaste telefoons op de werkplek’. Nu moet ik zeggen dat ik zelden met collega’s bel. We gebruiken met name Skype intensief.

Ik gebruik mijn privé smartphone wel voor communicatie met externe relaties, ook al probeer ik met hen ook synchroon te communiceren via Skype, Facetime of Google Hangout (en via persoonlijke gesprekken). Ik moet wel bekennen dat mijn belbundel van beperkte omvang vooral opgaat aan telefoontjes met werkrelaties. Maar dat komt vooral omdat de werkrelaties lang niet altijd gebruik maken van synchrone online communicatietools.

Zou je dit ‘beleid’ ook kunnen doortrekken naar de laptop of tablet? Daar ben ik niet uit. Het beheer van een laptop en tablet is complexer. Daarbij moet je m.i. vaker een beroep doen op een helpdesk.