Wie wordt er langzamerhand niet overspoeld met e-mail? En dan heb ik het niet alleen over ‘spam’. Dave Pollard beschrijft in "When not to use e-mail" tien situaties waarin het niet aan te raden is elektronische mail te gebruiken.
Er zijn bekende voorbeelden bij, zoals: als je slecht nieuws wilt communiceren. Maar ook voor minder voor de hand liggende zaken, zoals
When you’re sending a few people complicated instructions: They’re going to have questions. E-mail is a cumbersome way to ask and answer them. Go visit them, or phone them, instead.
Herkenbaar. Je stuurt mensen een uitvoerige mail, bijvoorbeeld over een bepaalde werkwijze. En vervolgens krijg je vragen om een telefonische toelichting.
Ik vraag me overigens af of een aantal van Pollard’s situaties niet generatiegebonden zijn. Jongeren sms-en of msn-en elkaar gerust -relatief- slecht nieuws ("Ik maak het uit").
Verder heb je niet altijd binnen organisaties de beschikking over de alternatieven die Pollard geeft (zoals een wiki).
This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.
Laatste tijd gebruik ik met collega’s regelmatig MSN. Directer, kort maar krachtig, en het scheelt weer wat mail. Ook de goedbedoelde mailtjes als ‘Bedankt voor je snelle reactie”; “Bedankt voor je antwoord” of “OK, dan zal ik dat op me nemen”
Eeen wiki kan inderdaad een goede manier om interne SPAM te beperken. Bij gewoon e-mail gebruik bepaalt de zender b.v. wie een cc-tje van de e-mail krijgt. Daar kan de ontvanger niets aan doen.
Bij een wiki kan iedereen, die daar rechten voor heeft, zijn informatie plaatsen. En de lezer bepaalt zelf of hij/zij, via een volgmelding, hiervan op de hoogte gehouden wenst te worden. Dit beperkt de interne SPAM in hoge mate wat niet meer de zender bepaalt maar de ontvanger.
En als dit onduidelijk is kan hij direct vragen stellen. Of indien hij meent dat de beschrijving onvolledige is kan hij zelf de aanpassing doorvoeren. Hierdoor wordt de kwaliteit van de tekst aanzienlijk vergroot.
Tegenwoordig kan iedere organisatie een wiki hebben zonder zich daar in te veel in te hoeven verdiepen. Dat kan een basis wiki zijn waar de organisatie verder alles zelf moet doen. Of een wiki met moderator ondersteuning zodat het wiel niet voor de tweede keer uitgevonden hoeft te worden.