Een telefoontas voor de werkplek?

Het gebruik van smartphones leidt niet alleen binnen het onderwijs tot kansen en risico’s, ook op werkplekken hebben deze apparaten zegeningen en nadelen. Kunnen arbeidsorganisaties hierbij leren van het onderwijs?

Steve Wheeler schrijft in Avoiding Distractions in the Workplace dat mensen zo opgaan in hun smartphone dat zij zich lijken af te sluiten voor de wereld om hen heen. Hadden we ooit gedacht dat communicatietechnologie zo onze aandacht zou opslurpen en afleiden? Volgens Steve kan een overmatig gebruik van smartphones leiden tot aantasting van interpersoonlijke relaties en tot verminderde productiviteit. De tijd die we besteden aan sociale media, datingsites, games, online video’s en live nieuws kunnen we immers niet besteden aan ons werk.

In 2004 schreef Mark Curtis volgens Steve al over de uitdagingen, risico’s, bedreigingen en drempels voor goede communicatie als gevolg van de neiging van smartphones om onze aandacht van de echte wereld naar de virtuele wereld te transfereren. Nu komen afleidingen op de werkplek al altijd voor, ook dankzij andere technologieën zoals de gewone telefoon en de computer (o.a. e-mail en notificaties).

Maar smartphones en sociale media lijken daar toch een nieuwe dimensie aan toe te voegen. De toename van smartphones, sociale media en e-mail vergroot het risico op een niet aflatende onderbreking van taken, schrijft Wheeler. Uiteraard hebben smartphones en ook sociale media ook voordelen voor het uitvoeren van werk.

However, technology can easily remove us from the task at hand and cause us to deviate from our focus.

Wat zijn bijvoorbeeld uitdagingen?

• Technologie kan een psychologische afstand tussen mensen scheppen. De technologie kan negatieve effecten hebben op ons concentratievermogen. De psychologische afstand wordt groter als we ons tijdens conversaties laten afleiden.
• Onderzoek laat zien dat als we afgeleid worden, we vaak meer fouten maken. Het is ook moeilijker om de taak te hervatten als we eenmaal onderbroken zijn. Dit kan onder meer leiden tot stress en frustratie. We nemen slechtere beslissingen en hebben meer tijd nodig om ons werk te doen.

Steve Wheeler vraagt zich af hoe organisaties hier het beste mee om kunnen gaan, en hoe persoonlijke devices kunnen leiden tot verbetering van de prestaties van werknemers. Volgens hem zijn dit bruikbare tips:

• Raadpleeg je smartphone op gezette tijden. Zet je telefoon eventueel uit tijdens “mission-critical times of the day”.
• Lees en beantwoord mails en andere berichten van collega’s op vergelijkbare, vaste, momenten. Train je brein om je te focussen.
• Creëer een specifieke ruimte om gefocust te werken, als je thuis werkt. Verwijder zo veel mogelijk afleidende zaken.
• Stel jezelf specifieke doelen die binnen een bepaalde tijd wilt bereiken en geef jezelf een kleine beloning als je verleidingen hebt weten te weerstaan en resultaten hebt bereikt.
• Gebruik werkgerelateerde technologie niet tijdens privétijd. Neem je smartphone ook niet mee naar bed, tenzij het niet anders kan. Je slaapt beter, waardoor je ook beter presteert.
  Werk zoveel mogelijk in je eigen tijd. Rond oud werk af voor dat je aan nieuwe opdrachten werkt. Ontwikkel een eigen werkritme. (Deze tip staat eigenlijk los van het gebruik van smartphones)

Ik heb vaker aandacht besteed aan dit onderwerp. Daarbij zijn deze en andere tips ook met regelmaat voorbij gekomen (bijvoorbeeld het structureel uitzetten van notificaties). Wat ik wel mis bij Steve Wheeler, is dat smartphones bewust ontwikkeld zijn om af te leiden (lees hier en hier). Dat maakt het extra lastig om slim om te gaan met deze apparaten.

Telefoontas

Verder vraag ik me ook af of de telefoontas niet op de werkplek geïntroduceerd moet worden.

Het onderwijs maakt sinds enkele jaren gebruik van telefoonhotels of telefoontassen waar lerenden hun smartphone aan het begin van de klas instoppen. Als de smartphone voor een opdracht gebruikt moet worden, dan halen lerenden de smartphone eruit. Na de opdracht gaat ie weer in het betreffende vakje. Ik ken een school waar een telefoontas in elke klas hangt.

Afgaande op het anekdotisch bewijsmateriaal is de ‘implementatie’ ervan zeer soepel verlopen. Bovendien zijn lerenden veel minder afgeleid tijdens de les, terwijl de smartphone ook selectief wordt gebruikt voor onderwijsdoelen.

Is het daarom geen slim idee om telefoontassen op te hangen in vergaderlokalen, workshopruimtes en kantoortuinen? Waarom zou je, bepaalde familieomstandigheden uitgezonderd, altijd de beschikking moeten hebben over je smartphone? Als je privé niet voor werk gestoord wilt worden, dan is het toch ook billijk dat je op je werk niet met de voetbalclub of je kinderen bezig bent?

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.