Het leermanagement systeem vervangen door Office 365? Niet doen

Doordat onderwijsinstellingen beschikken over Office 365, en deze toepassing steeds krachtiger wordt, bestaat de neiging om Office 365 als digitale leeromgeving te gaan gebruiken en afscheid te nemen van bestaande leermanagement systemen. Vanuit het oogpunt van functionaliteit en gebruiksgemak is dit af te raden.

Blogposts over de digitale leeromgeving maken vaak veel los. Dat bleek afgelopen vrijdag weer eens toen ik over het programma digitale leeromgeving bij Zuyd Hogeschool schreef. Bij één reactie wil ik wat uitgebreider stil staan. En dat is de tweet van Hannes Minkema (@hminkema) dat zijn school het leermanagement systeem Moodle in gaat wisselen voor OneDrive en OneNote (waarschijnlijk voor Office 365). Ik vind dit geen goed plan.

Waarschijnlijk is deze maatregel ingegeven door efficiëntie-overwegingen. Met name het beheer van ICT-systemen kost veel geld en vaak is sprake van redundantie wat betreft functionaliteiten. Ik snap dat instellingen onderzoeken of dit niet efficiënter kan. Het is echter de vraag of je het ‘kind niet met het badwater weggooit’.

Omgevingen als Moodle worden door onderwijsinstellingen dikwijls vooral gebruikt om content (zoals Powerpoint-bestanden en PDF’s) beschikbaar te stellen aan lerenden. Dat kan inderdaad ook via OneDrive. Maar dit duidt eerder op onderbenutting van het leermanagement systeem. Applicaties als Moodle zijn met name ook bedoeld voor het uitvoeren van activiteiten die het leren moeten bevorderen. Richt je dus vooral op het bestrijden van die onderbenutting en zet in op verbetering van de kwaliteit van het onderwijs en op flexibilisering ervan. Een ander systeem is niet dé oplossing, ook al kunnen gebruiksonvriendelijke systemen belemmerend werken en gebruiksvriendelijke systemen ondersteunen.

Bovendien is het de vraag of je alle typen content via OneDrive als onderdeel van Office 365 kunt gebruiken. Ik denk daarbij aan interactieve content die met een authoring tool is gemaakt, maar ook aan content zoals embedded video’s (Vimeo, YouTube). Ik wil namelijk dat lerenden zo veel mogelijk binnen de digitale leeromgeving werken, en deze niet via een link moeten verlaten om een video te kunnen bekijken.

Office 365 is een rijke omgeving, met verschillende functionaliteiten die voor leren gebruikt kunnen worden zoals Teams, OneDrive en OneNote. Maar toch mis ik enkele functionaliteiten die voor leren van groot belang zijn. Zo kun je lerenden geen opdrachten laten inleveren. Je kunt natuurlijk een folder per opdracht aanmaken, lerenden daar toegang toe geven en hen vragen de uitwerking van een opdracht daar in te plaatsen of hen vragen uitwerkingen te delen met de docent. Dit zijn echter erg omslachtige en weinig overzichtelijke manieren, die niet echt uitnodigen om te gebruiken. Ook kun je als docent niet op een handige manier feedback geven en een uitwerking van een opdracht beoordelen. Gebruikers beschikken in hun dagelijks leven steeds meer over gebruiksvriendelijke internettoepassingen. Ze accepteren het niet als zij zich in allerlei bochten moeten wringen om een leeromgeving te kunnen gebruiken.

Een andere ontbrekende functionaliteit is een tool om de voortgang van lerenden te kunnen volgen. Je krijgt bijvoorbeeld geen overzicht in één oogopslag van lerenden die te laat zijn met het inleveren van opdrachten of die voorbereidende, formatieve, toetsen niet hebben gemaakt. Office 365 kan ook niet worden gebruikt voor formatieve toetsen met automatische feedback.

Natuurlijk kun je Office 365 combineren met specifieke tools voor inleveropdrachten, toetsing, monitoring, etcetera. Ik ben echter nog geen voorbeeld tegen gekomen van een omgeving waarin je als gebruiker het gevoel hebt ook echt in één omgeving te werken. De afgelopen donderdagavond heb ik met studenten gesproken die unaniem benadrukten dat het van groot belang is dat zij het gevoel hebben in één omgeving te kunnen werken. En dat gaat verder dan maar één keer te hoeven inloggen. De user interface is hierbij ook van belang.

De Open Universiteit is hier met yOUlearn wel in geslaagd (Liferay in combinatie met andere applicaties en maatwerk). Leermanagement systemen die aan bepaalde standaarden voldoen hebben ook beter integratiemogelijkheden. Ik verwacht echter dat het nog 3-5 jaar zal duren voordat we beschikken over een operationele modulair opgebouwde digitale leeromgeving waarvan Office 365 de kern uit maakt,. Tenzij je nu fors investeert in maatwerkoplossingen. Zie ook: Aan de slag met de modulaire leeromgeving.

Samenvattend kun je stellen dat Office 365 vanuit het oogpunt van functionaliteit tekortschiet als kern van de digitale leeromgeving. Vanuit het oogpunt van gebruiksgemak is de combinatie met andere specifieke applicaties vooralsnog geen werkbaar alternatief. Office 365 kan natuurlijk wel prima naast een leermanagement systeem worden gebruikt. Redundantie in functionaliteit moeten we vooral via afspraken proberen te vermijden. Meer efficiëntie moeten we op andere manieren zien te bereiken.