Naar een organisatiebrede invoering van e-learning

De bve-sector staat voor de uitdaging flexibele, competentiegerichte en vraaggestuurde opleidingen te realiseren. Zonder op grote schaal ict toe te passen, is deze vorm van onderwijs eigenlijk niet mogelijk. Maar de meerwaarde van e-learning (i) is vaak nog erg onduidelijk. Toch staat de sector na jaren van experimenteren aan de vooravond van een organisatiebrede invoering van e-learning. Wil het onderwijs daadwerkelijk de toegevoegde waarde hiervan ervaren, dan is het ontwikkelen van een e-learning strategie essentieel. Welke aspecten spelen een rol bij het succesvol invoeren van e-learning?

Door Wilfred Rubens en Margriet Schmitz-Darwinkel (de auteurs zijn werkzaam bij het Learning Solutions team van KPMG Consulting)

De samenleving vraagt om flexibele burgers die in staat zijn permanent en snel kennis te vernieuwen, die kunnen omgaan met grote hoeveelheden informatie èn die adequaat informatie- en communicatietechnologie (ict) kunnen gebruiken. Het onderwijs speelt een belangrijke rol in het voorbereiden van jongeren en volwassenen op deze taken. In een recent rapport noemt de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid het onderwijs 'een zeer belangrijke, zo niet de belangrijkste, schakel in de kennismaatschappij' (WRR, 2002, p. 180). Tegelijkertijd kent het bve-onderwijs een aantal tekortkomingen die bemoeilijken dat dit type onderwijs met verve de rol van 'schakel in de kennismaatschappij' kan vervullen. De kabinetsnota 'Grenzeloos leren' noemt bijvoorbeeld: onvoldoende flexibiliteit en maatwerk in het aanbod; niet goed doorlopende leerlijnen; onvoldoende aansluiting van de opleidingen op de vraag van deelnemers, bedrijfsleven en maatschappij èn een rendement dat te wensen over laat. In feite bieden veel opleidingen op dit moment confectiewerk aan, terwijl maatwerk meer op z'n plaats is. Dit betekent dat opleidingen meer rekening moeten houden met datgene wat een deelnemer al kent. Ook zullen deelnemers beter in staan moeten zijn te leren wat zij zelf willen, op het moment waarop zij dat willen. Dergelijk flexibel, competentiegericht en vraaggestuurd opleiden is met traditionele middelen niet altijd efficiënt te realiseren. Ict kan een belangrijk hulpmiddel zijn om deze noodzakelijke innovatie op een effectieve manier vorm te geven. 

Geen capaciteit
Binnen het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie wordt al vele jaren geëxperimenteerd met het gebruik van internettechnologie binnen het onderwijsproces. Mede dankzij initiatieven vanuit het ministerie van OCenW zijn honderden projecten rond e-learning uitgevoerd (ook al gebruiken we dit begrip pas een jaar of twee). Soms - met name in het begin - op initiatief van een enthousiaste docent of groep docenten. Kral c.s. (2002, p. 47) constateren bijvoorbeeld: 'De inzet van ICT voor onderwijsdoeleinden is vak- en docentgebonden'. Op deze manier is binnen het bve-onderwijs veel expertise opgebouwd. Maar om te komen tot daadwerkelijk innovatief onderwijs zal e-learning organisatiebreed ingevoerd moet worden teneinde daadwerkelijk toegevoegde waarde te krijgen voor het onderwijs. 

Op dit moment is dit niet het geval, zo illustreren verschillende onderzoeken. Uit een onderzoek van E-learningplaza blijkt bijvoorbeeld dat het bve-veld hoge verwachtingen heeft van e-learning, maar dat tegelijkertijd de capaciteit om te innoveren gering is. 'Met uitzondering van de grote instituten verwachten de bve-instellingen dat hierin ook in de toekomst geen verbetering komt. De echte veranderingen lijken slechts voor een kleine groep weggelegd.' (Van Popta 2001). In feite is er dus een groot verschil tussen de e-learning droom en daad. Minister Hermans gaf dit jaar tijdens de IT conferentie in Veldhoven een voorschot op de nog te publiceren ICT Onderwijsmonitor, door te stellen dat ict vooral wordt ingezet als hulpmiddel, maar dat van echt innovatief didactisch gebruik vooralsnog geen sprake is. Twee weken na de conferentie verscheen de ICT Onderwijsmonitor. Kral c.s. (2002, p. 73) concluderen hierin onder meer dat ICT 'veel minder als communicatie- of begeleidingsmiddel of middel om onderwijs op maat te realiseren' wordt gebruikt, maar vooral als hulpmiddel (zoals een tekstverwerker) of informatiebron (internet, cd-rom). Op zich is dit een logische ontwikkeling. Het is vaak niet mogelijk en zelfs niet altijd even verstandig om een complexe innovatie meteen organisatiebreed in te voeren. Niet mogelijk omdat het een te grote wissel trekt op de organisatie. Niet verstandig omdat een nog niet uitontwikkelde technologie (zoals e-learning oplossingen) snel kan verouderen, met als risico de nadelige effecten van de wet van de remmende voorsprong.

Groeien in techniek
Nu ict breed wordt ingezet als hulpmiddel voor het meer traditionele onderwijs, staan de roc's en aoc's voor de uitdaging e-learning in te zetten voor de echte en noodzakelijke onderwijsinnovatie. Binnen het bve-onderwijs is nieuwe technologie in eerste instantie vooral gebruikt om het bestaande onderwijs te ondersteunen. Dat is een logische gang van zaken. Nieuwe technologie wordt vrijwel altijd eerst ingezet voor het optimaliseren van bestaande structuren en processen. 'Dat is vaak de tragiek van nieuwe technologie. Deze wordt meestal eerst gebruikt om de bestaande werkelijkheid te optimaliseren. Het duurt enige tijd voordat we ons realiseren waar de toegevoegde waarde ligt, waar de techniek oplossingen mogelijk maakt die eerder niet te realiseren waren. Je zou dan ook kunnen zeggen dat nieuwe technologie twee bewegingen in gang zet: een optimalisatie- en een transformatieproces, waarbij in het begin het optimalisatieproces de overhand heeft.' (Weistra, 2002). 
Je zou zeggen dat bve-instellingen een ontwikkeling doormaken vanuit 'bestaand denken over onderwijs ondersteunen met bestaande technologie' naar 'nieuwe technologie gebruiken om de nieuwe manier van denken over leren te ondersteunen'. Deze ontwikkeling is meestal erg complex. Toch staan bve-instellingen nu voor de uitdaging om die ontwikkeling door te maken.

Plateaus
Om te komen tot een daadwerkelijke, vernieuwende organisatiebrede invoering van e-learning moeten organisaties een e-learning strategie ontwikkelen, die binnen de organisatie draagvlak vindt. Volgens Kral c.s. (2002, p. 73) is voor een meer didactische vernieuwende inzet van ICT vooral verdere professionalisering van docenten nodig. Verder zullen 'vernieuwende digitale leer- en begeleidingsmiddelen' een belangrijke factor zijn. 
Maar dat is niet voldoende. Een e-learning strategie houdt volgens ons rekening met een groot aantal aspecten. Voor elk van deze aspecten moet aandacht zijn, wil de invoering van e-learning slagen. Een e-learning strategie bestaat allereerst uit het formuleren van een lange termijnvisie, inclusief concrete, meetbare doelstellingen. Daarbij behoort het gewenste onderwijsconcept leidend te zijn. Vanuit de huidige situatie wordt vervolgens stapsgewijs - in plateaus - naar deze lange termijnvisie toegewerkt. Als richtlijn zou kunnen worden gehanteerd dat elk plateau in ongeveer drie tot zes maanden kan worden gerealiseerd. Elk plateau levert een afgerond, concreet werkend resultaat op. De opvolgende plateaus kunnen bijvoorbeeld gericht zijn op het steeds breder inzetten van een bepaalde oplossing (bijvoorbeeld een elektronische toetsapplicatie) of op het gebruiken van meer functionaliteiten van een bepaalde e-learning oplossing, bijvoorbeeld een 'virtual classroom' naast een online catalogus die webbased leerstof ontsluit.

Binnen elk plateau moet aandacht worden besteed aan de volgende aspecten:

Management en organisatie
Denk daarbij aan het definiëren van rollen, taken en bevoegdheden van bijvoorbeeld projectleiders en docenten. Verder valt hier bijvoorbeeld onder het aan de orde stellen van het toepassen van e-learning binnen functioneringsgesprekken. Ook de relatie tussen de onderwijsvisie van de instelling en e-learning maakt onderdeel uit van dit aspect. 

Middelen en systemen
Uiteraard horen voldoende pc's met de juiste software hiertoe, net als voldoende bandbreedte, werkruimtes maar ook financiën.

Mensen en cultuur
Binnen dit aspect wordt aandacht besteed aan zaken als deskundigheidsbevordering, het omgaan met weerstanden en het stimuleren van kennisdeling. De invoering van e-learning heeft gevolgen voor het werk dat de medewerkers uitvoeren en de wijze waarop onderling wordt samengewerkt.

Processen en producten
Binnen een ROC vindt een groot aantal processen plaats. Daarvan is het leerproces van de deelnemers het belangrijkste proces. Daarnaast moet gedacht worden aan processen als toetsontwikkeling, leerstofontwikkeling en voortgangsbegeleiding. Een voorbeeld van een product is een studiewijzer of curriculum. 

Resultaten
e-Learning wordt ingezet met bepaalde doelen voor ogen. Bijvoorbeeld cursisten in staat stellen een leerprogramma samen te stellen dat beter aansluit op de competenties die zij al hebben. Of denk aan het intensiveren van de contacten tussen docenten en deelnemers op buitenlandse stages, in de verwachting dat daarmee betere resultaten worden behaald.

Een zogenaamde plateauplanning houdt er rekening mee dat een lange termijnvisie kan veranderen. In feite is het formuleren van een e-learning strategie een permanent proces en geen eenmalige gebeurtenis. Ook houdt een e-learningstrategie rekening met het gegeven dat een bve-instelling geen homogeen geheel is, maar dat de afzonderlijke onderdelen zich in een ander ontwikkelstadium kunnen bevinden. Uiteindelijk zal binnen de organisatie een gezamenlijk besluit genomen moeten worden, bijvoorbeeld ten aanzien van investeringen in middelen en systemen. Deze forse investeringen vereisen namelijk een zekere schaalgrootte. 

Voorkom eenzijdigheid
Het is onze ervaring dat binnen het onderwijs bij de invoering van e-learning vaak eenzijdig het accent wordt gelegd op een deel van de hierboven benoemde aspecten. Zo merken we dat organisaties veel aandacht besteden aan de middelen en systemen die nodig zijn om e-learning te realiseren. De invloed op de leerprocessen is in veel gevallen onvoldoende uitgewerkt, waardoor docenten een onvoldoende helder beeld hebben van wat hen te wachten staat. Docenten zijn dan wel bereid om technologie toe te passen - diverse onderzoeken constateren enthousiasme voor nieuwe technologie - maar van echt draagvlak voor een andere manier van opleiden is geen sprake. Verder wordt vaak onvoldoende gekeken naar de resultaten die e-learning moet opleveren, terwijl het toch zo zou moeten zijn dat een organisatiebrede inzet van e-learning pas moet worden overwogen, als aannemelijk gemaakt kan worden dat de forse investeringen daadwerkelijk toegevoegde waarde leveren.

Praktijkvoorbeeld
Voor een instelling voor bve-onderwijs hebben wij in een workshop de bestaande e-learningprojecten geanalyseerd. Deze organisatie had zo'n twee jaar daarvoor een elektronische leeromgeving (elo) aangeschaft en er op kleine schaal mee geëxperimenteerd. Op zich was men tevreden over de resultaten van deze pilot. Het lukte de organisatie echter niet om dit succesvolle project breder in te voeren,met als gevolg dat een hoge investering was gepleegd die onderwijsinhoudelijk, financieel en organisatorisch, weinig had opgeleverd (bijvoorbeeld het efficiënter maken van administratieve en logistieke processen). Bij de projectmedewerkers was de motivatie om door te gaan afgenomen. Uit onze analyse bleek dat deze organisatie onvoldoende aandacht had geschonken aan de weerstanden van het betrokken personeel. Er is wel geïnvesteerd in deskundigheidsbevordering (hoe gebruik je de elo?), maar over de noodzaak van e-learning is onvoldoende gecommuniceerd en bovendien is weinig rekening gehouden met het gevoel van docenten dat e-learning niet in hun belang was. Daar kwam bij dat de organisatieleiding wel zei dat ze e-learning belangrijk vond, maar ze gedroeg zich er niet naar. Vooral aan de aspecten mensen & cultuur èn management & organisatie (commitment van de directie) was in dit voorbeeld te weinig aandacht besteed.

Om te komen tot een organisatiebrede implementatie van e-learning is het aan te bevelen om te onderzoeken of de bestaande projecten binnen de lange termijnvisie passen. Dit zal niet altijd het geval zijn. Een bve-instelling moet dan niet bang zijn om afscheid te nemen van bepaalde projecten, onder andere uit oogpunt van efficiency. Bij projecten die in aanmerking komen voor verbreding zal eerst gekeken moeten worden naar de aspecten waar meer expliciet aandacht aan besteed moet worden, wil sprake kunnen zijn van een succesvolle verbreding (bijvoorbeeld management & organisatie òf mensen & cultuur). KPMG Consulting adviseert organisaties bij het opstellen van een zogenaamde 'business case'. Op basis van een aantal e-learning scenario's worden de investeringen en opbrengsten (kwantitatief en kwalitatief) over langere tijd (drie tot vijf jaar) doorgerekend. Voor de investeringen in e-learning wordt een onderbouwing gegeven in termen van financiën en toegevoegde waarde. Naast mogelijkheden en ambities, gaat het er immers uiteindelijk om welke investeringen verantwoord zijn.



Bronnen

Kral, M., Den Boer, T. en Braam, H. (2002), ICT-onderwijsmonitor bve 2000-2001, Nijmegen: ITS.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (2001), Grenzeloos leren. Een verkenning naar onderwijs en onderzoek in 2010, Den Haag: SDU.

Popta, E. van (2001), Bve heeft onvoldoende innovatiecapaciteit, in: BVEnet Nieuws, 30 november 2001

Weistra, H. (2002), Een dood spoor of een nieuw spoor voor e-learning? In: Opleiding & Ontwikkeling, 15, 5 (mei). 

Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (2002), Van oude en nieuwe kennis. De gevolgen van ICT voor het kennisbeleid, Den Haag: SDU Uitgeverij.