Virtuele bedrijfsacademie houdt personeel competent

Door Wilfred Rubens (Wilfred Rubens is consultant bij Siennax)

Ondernemingen richten steeds vaker zogenaamde bedrijfsacademies op, bedoeld voor medewerkers om hun competenties op pijl te houden. Met de opkomst van ict is een ‘virtuele’ bedrijfsacademie niet ver weg. Dit concept is geschikt voor medewerkers van bve-instellingen, legt de auteur uit. Mede om een noodzakelijke kennisvoorsprong op te bouwen en te behouden. En wanneer roc’s hun krachten bundelen, kan zo’n academie efficiënt worden ingericht, tegen een redelijke prijs. Wat houdt het concept van de virtuele bedrijfsacademie in. En welke motieven liggen eraan ten grondslag?

Fatima werkt als docente Nederlands als Tweede taal bij de afdeling educatie van een roc. Zij heeft onlangs een functioneringsgesprek met haar afdelingsdirecteur gehad. Deze gaf aan dat Fatima binnen de organisatie kan doorgroeien naar een functie als coördinator van een team. Maar dan moet Fatima de cursus ‘leiding geven aan teams’ volgen. Een coach van de afdeling human resource management zal haar begeleiden bij het leerproces. Afspraken (o.a. over te behalen leerdoelen en intensiteit van de begeleiding) worden in een leercontract vastgelegd.

Het roc heeft een virtuele bedrijfsacademie ingericht. Fatima logt daarop in via internet. In de online catalogus zoekt ze de cursus ‘leiding geven aan teams’ op.

De cursus bestaat uit een aantal modulen. Omdat Fatima als lid van de mr al de module ‘effectief vergaderen’ heeft gevolgd, slaat zij deze over. Maar in onderdelen als ‘functioneringsgesprekken" en "teambuilding" kan zij haar energie kwijt. De modulen kennen een vaste opbouw: een overzicht met leerdoelen, een toets om de voorkennis in kaart te brengen, leeractiviteiten en een afsluitende toets.

Het cursusmateriaal bestaat uit leesteksten, videofragmenten met John Cleese op een cd-rom, opdrachten, simulaties, live hoorcolleges (via videoconferencing) en voortgangstoetsen. Een enkele keer spreekt zij met andere cursisten en een deskundige af om specifieke onderdelen te oefenen (bijvoorbeeld een presentatie houden).

Als Fatima ergens niet uitkomt raadpleegt zij in eerste instantie haar collega-cursisten, via een nieuwsgroep of - wanneer zij tegelijkertijd met een collega-cursist online is - via chat. Wanneer dat geen uitkomst biedt benadert zij haar coach via e-mail.

Eén keer zakt de motivatie van Fatima weg: het is erg druk op haar werk waardoor de tijd om te leren in het gedrang komt. Haar coach neemt contact op met haar leidinggevende. Deze zoekt met Fatima naar een oplossing, zodat zij wat meer tijd krijgt om te leren.

Rond het onderwerp "omgaan met weerstanden" wil Fatima praktijkervaringen horen van een expert op dit terrein. Zij spreekt af met een directeur van een andere afdeling die zich beschikbaar heeft gesteld om hierover te chatten. Tijdens deze sessie zetten zij het theoretisch kader af tegen de ervaringen van de expert. Dit leidt voor beiden tot nieuwe inzichten.

In totaal besteedt Fatima 80 uur aan de cursus, waarvan 40 uur in eigen tijd. Zij doet er uiteindelijk drie maanden over. In een persoonlijk gesprek met haar coach evalueert zij het proces en de resultaten. Beiden zijn tevreden.

Fatima gebruikt de leeromgeving na afloop van de cursus als naslagwerk en om haar kennis up to date te houden. Vooral de virtuele contacten met haar voormalige medecursisten zijn waardevol. Regelmatig wisselen zij ervaringen uit. En één keer per jaar treffen ze elkaar om ergens te gaan eten.

Virtuele bedrijfsacademie

De manier waarop Fatima haar cursus volgt is een voorbeeld van een virtuele bedrijfsacademie. Ondernemingen richten steeds vaker een bedrijfsacademie op om de kennis van medewerkers up to date te houden. Reden hiervan is dat veel kennis en vaardigheden bedrijfsspecifiek zijn: toegespitst op de eigen processen, op de eigen bedrijfscultuur. Naast allerlei specifieke cursussen volgen medewerkers ook cursussen, gericht op algemene vaardigheden, bijvoorbeeld it-cursussen of bepaalde managementvaardigheden. 

In een virtuele bedrijfsacademie werken personeelsleden aan hun competenties zonder noodzakelijkerwijs fysiek bij elkaar te komen. Zo leren administratieve krachten bijvoorbeeld online nieuwe applicaties te gebruiken, terwijl unitdirecteuren de nieuwe ARBO-regelgeving virtueel leren. Nieuwe medewerkers volgen een inwerkprogramma voor een groot deel digitaal en collega’s die binnenkort afvloeien bereiden zich elektronisch voor op hun nieuwe levensfase.

Een virtuele bedrijfsacademie ontstaat niet door simpelweg gebruik te maken van internettechnologie. Vier onderwijskundige componenten zijn essentieel:

Cursusmateriaal.
Een overzicht van leerdoelen, leesteksten, webbased/computerbased materiaal, videofragmenten, Powerpoint-presentaties, animaties, opdrachten, voortgangstoetsen en geluidsfragmenten. Het materiaal is per cursus of training geordend, en verder uitgesplitst in modulen. 

Samenwerking. 
Cursisten bestuderen de leerstof in eigen tempo. Maar zij werken ook samen met collega-cursisten. Deze zijn ook de eerst aangewezen overlegpartners als men vragen heeft over opdrachten of instructiemateriaal. 
  
Coach/moderator. 
Een cursist wordt bij de start van een cursus, opleiding of training gekoppeld aan een coach. Deze begeleidt de cursist in zijn leerproces. Hij volgt de vorderingen, geeft de cursist tips om beter te kunnen leren, stimuleert en draagt zorg voor een goed verloop van groepsdiscussies. Maar een coach helpt een cursist ook problemen op te lossen, die het leren belemmeren. Bijvoorbeeld als zijn afdelingsdirecteur de cursist - tegen afspraken in - geen gelegenheid geeft op de werkplek te leren. De coach kan werkzaam zijn bij het bedrijf, maar hij kan ook tijdelijk worden ingehuurd. 
  
Expert. 
De expert is specialist op het vakgebied van de betreffende cursus. Hij kan door cursisten geraadpleegd worden als het cursusmateriaal, medecursisten en de coach een vakinhoudelijke vraag niet kunnen beantwoorden. De expert is veelal een ervaren collega, gespecialiseerd in het onderwerp van de cursus of training. Het kan ook een productspecialist van een toeleverend bedrijf zijn (bijvoorbeeld bij ict-applicaties) of een hoogleraar op het betreffende vakgebied. 
  
Deze vier onderwijskundige componenten komen virtueel bij elkaar in een elektronische leeromgeving. Cursisten vinden hier verschillende cursussen, die elk weer onderverdeeld zijn in modulen. Per module is cursusmateriaal beschikbaar. Per cursus zijn er nieuwsgroepen, mogelijkheden om applicaties met collega’s te delen en naslagwerken te vinden. Ook kunnen cursisten via de elektronische leeromgeving experts raadplegen of een virtueel spreekuur van hun coach bezoeken. Een virtuele bedrijfsacademie is dus nadrukkelijk méér dan een databank met computerbased trainingen. De samenwerking met andere cursisten en de aanwezigheid van een begeleider én een expert vormen een duidelijke meerwaarde. 

  
Instrument voor roc’s 

Roc’s kunnen ook baat hebben bij het opzetten van virtuele bedrijfsacademies waar managers, docenten, cursistbegeleiders en andere personeelsleden werken aan hun deskundigheid. E-learning ‘goeroe’ Elliot Masie noemt zes redenen om dat te doen.[1]   

1) Organisaties moeten steeds sneller in staat zijn om hun bedrijfsprocessen aan te passen aan de veranderende eisen van de maatschappij. Ook bve-instellingen hebben daarmee te maken. Zowel de inhoud als vormgeving van het onderwijs verandert permanent. Docenten dienen te beschikken over andere pedagogisch-didactische vaardigheden, moeten informatie- en communicatietechnologie integreren en nieuwe vakkennis leren. Ook andere groepen werknemers binnen deze vorm van onderwijs moeten permanent hun deskundigheid op peil houden. E-learning stelt medewerkers in staat om de veranderingen het hoofd te bieden. 
  
2) Hoe verder een medewerker afzit van het hoofdkwartier van de organisatie, des te later leert hij nieuwe dingen. Ook bve-instellingen hebben verschillende locaties. Het is wenselijk dat werknemers op een uitvoeringslocatie over dezelfde kennis beschikken als hun collega’s op de hoofdlocatie. Bovendien: medewerkers kunnen ook thuis leren (en via internet toegang krijgen tot de virtuele bedrijfsacademie).   

3) Mensen leren het liefst wanneer het hen uitkomt. Zelfs al woont men dicht bij elkaar, dan nog kiezen medewerkers er liever niet voor om op een vast tijdstip (en op een vaste plaats) te leren. Masie geeft als voorbeeld Delta Airlines: deze vliegtuigmaatschappij geeft alle medewerkers ter wereld een pc met internet-abonnement voor vijf dollar per maand. Het is de bedoeling dat zij deze faciliteiten gebruiken om online te leren.

4) Binnen het huidige onderwijsstelsel leren mensen het meest aan het begin van hun carrière (zelfs voordat men werkervaring heeft opgedaan). Beter is het te leren tijdens het werk. Het geleerde blijft dan beter hangen. Ter illustratie: een docent promoveert tot adjunct-directeur. Hij heeft weliswaar de Nederlandse School voor Onderwijsmanagement gevolgd maar nu hij midden in de praktijk staat, ontstaan nieuwe leervragen. Via een virtuele bedrijfsacademie kan hij antwoord vinden op deze vragen ook al is de managementcursus formeel afgelopen. 
  
5) Als een cursist een vraag stelt, geeft een docent veelal een antwoord dat meer omvat dan de gestelde vraag. Anders geformuleerd: cursisten hebben bepaalde leerbehoeften, terwijl de cursus of training meer onderdelen bevat dan nodig om aan de behoefte te voldoen. Een training kan dus eigenlijk veel korter indien maatwerk gerealiseerd wordt. En dat kan met e-learning. Fatima uit het voorbeeld had in een traditionele cursus het onderdeel ‘effectief vergaderen’ gewoon moeten volgen. In de virtuele bedrijfsacademie kan ze dit onderdeel overslaan.   

6) Kennis is een steeds belangrijker concurrentiemiddel om in de nieuwe economie te kunnen overleven. Je moet als eerste op de markt zijn met een nieuw product/dienst. De enige duurzame voorsprong van een organisatie ten opzichte van de concurrenten komt immers voort uit wat men gezamenlijk weet, hoe effectief men daar gebruik van maakt, hoe gemakkelijk men nieuwe kennis verwerft en gebruikt. Toegespitst op het bve-onderwijs: ontwikkelt een roc als eerste dat nieuwe aanbod, of is de particuliere opleider u voor? 
  
Aan deze belangrijke elementen kunnen nog twee toegevoegd worden: 

7) Verschillende werkvormen kunnen worden geïntegreerd in een krachtige leeromgeving (groepswerk, demonstraties, FAQ, opdrachten, computerbased training e.d.). Daardoor kan een virtuele bedrijfsacademie beter inspelen op de leerstijlen van werknemers. Want niet alleen cursisten van bve-instellingen leren op verschillende manieren, ook personeelsleden beschikken niet over één uniforme leerstijl. 
  
8) Bve-instellingen zijn al enkele jaren bezig met leren met behulp van internettechnologie. Sommigen experimenteren ook met teleleerplatforms: cursisten volgen een opleiding geheel of gedeeltelijk binnen een elektronische leeromgeving. Ligt het dan ook niet voor de hand dat het bve-personeel ervaart hoe online leren werkt? 
  

Wie durft

Al met al is een virtuele bedrijfsacademie een moderne, aantrekkelijke en efficiënte manier om permanent te investeren in de competenties van medewerkers. Virtuele bedrijfsacademies zijn dan ook sterk in opkomst. Bve-instellingen zouden na moeten denken over een instellingsoverstijgende virtuele bedrijfsacademie. Ons land kent voldoende organisaties die zorg kunnen dragen voor de inhoudelijke vulling, de expertkennis en de begeleiding van cursisten van een dergelijke academie (denk aan uitgeverijen, pedagogische centra, universiteiten en hogescholen). De vraag is vooral: welke organisatie in ons educatieve poldermodel neemt het initiatief om de ontwikkeling van een virtuele bedrijfsacademie te coördineren? Wie durft?

Gebruikte literatuur

Onstenk, J. en Meijer, J. (1998), "De elektronische leeromgeving in de BVE-sector", Den Bosch: CINOP.