Adviseur Wilfred Rubens over de voor- en nadelen

E-learning: iets voor uw bedrijf?

Geen hoge reiskosten voor bijscholing van personeel, maar gewoon leren achter de computer. De werknemer kan zelf bepalen wanneer, waar en in welk tempo hij of zij zijn kennis wil vergroten. E-learning, leren met behulp van Internettechnologie, is in opkomst. Wilfred Rubens , werkzaam als adviseur bij het Expertisecentrum ICT in het onderwijs aan de Universiteit Utrecht, schetst de (on)mogelijkheden van e-learning voor het bedrijfsleven.

In hoeverre breekt het fenomeen e-learning door in Nederland?
“Bedrijven maken langzamerhand steeds meer gebruik van e-learning-toepassingen. Je ziet ook dat veel brancheorganisaties in bijvoorbeeld het bankwezen, de apothekersbranche en de horecabranche, kiezen voor kennisdeling via ICT-oplossingen. Een paar jaar geleden hadden vooral grote ondernemingen als ING, Shell en Heineken hoge verwachtingen van e-learning. Het zou regulier opleiden kunnen vervangen, tegen lagere kosten. Na verloop van tijd merkten zij echter dat alleen leren achter de computer best lastig is en dat de invoering ingewikkeld en niet altijd kostenbesparend is. De ‘e' van e-learning werd ook wel gekscherend de ‘e' van eenzaamheid genoemd. Nu zie je dat bedrijven zich herbezinnen op de toegevoegde waarde van e-learning.”

Wat zijn de belangrijkste voordelen van e-learning?
“De toegang tot de leerstof is verruimd tot 24 uur en zeven dagen per week. Werknemers hebben toegang tot trainingsmogelijkheden waar en wanneer ze maar willen, thuis of op het werk. Het leermateriaal kan gemakkelijk in ‘brokjes' worden verdeeld, waardoor de cursist de stof beter naar eigen behoefte kan opnemen.
Daarnaast brengt e-learning schaalvoordelen met zich mee: één trainer kan veel meer cursisten bereiken dan voorheen. Bovendien hoeven de trainer en cursisten niet meer bij elkaar gebracht te worden in één ruimte. Trainers kunnen het cursusmateriaal makkelijk up-to-date houden door in een handomdraai voor een geheel netwerk een aanpassing te doen, waardoor de werknemers toegang hebben tot de meest actuele informatie.
Een minder vaak genoemd voordeel, maar naar mijn idee wel een belangrijke winst, is het feit dat het mogelijk is met ICT een rijkere leeromgeving te maken. Een voorbeeld: op de faculteit Diergeneeskunde kunnen studenten dankzij videoconferencing communiceren met experts in Rome, die ze zonder ICT nooit zouden spreken. Tenzij de studenten naar Rome overvliegen, wat erg kostbaar is.

Zijn er nog meer voordelen?
Ook een groot voordeel voor bedrijven is dat medewerkers op verschillende locaties gemakkelijker kunnen werken aan een gezamenlijk nieuw product. Leren en werken vinden geïntegreerd plaats. Je kunt een rapport via ICT toegankelijk maken, zodat iedereen het kan aanpassen en commentaar kan toevoegen. Ik merk dat mensen op deze manier dieper nadenken over het geven van commentaar en dat deze vaak van een hogere kwaliteit is dan wanneer men mondeling een primaire reactie geeft. Cursisten kunnen ook competentiegericht leren. Ze doen eerst een test om te zien welke competenties ze kunnen verbeteren en op basis daarvan kan de e-learning cursus starten.
Een laatste voordeel van e-learning is dat bedrijven het kunnen inzetten voor klantenbinding. Bijvoorbeeld bij relatief ingewikkelde producten als een elektronische agenda kunnen klanten een cursus via internet doen om de functionaliteit van het apparaat te leren gebruiken.”

Wat zijn de belangrijkste nadelen?
“E-learning doet een fors beroep op de werkdiscipline van de cursist. Met andere woorden, het vraagt een hoge inzet en een goede motivatie. Ook behoort een cursist te beschikken over ICT-vaardigheden. Dit betekent dat hij in ieder geval goed overweg moet kunnen met internet. Bovendien vergt e-learning hoge investeringen in hard- en software. Goede online leerstof is duur. Wanneer een bedrijf met e-learning een specifiek probleem wil oplossen, waarvoor zij een maatwerk toepassing nodig heeft, dan hangt daar een flink prijskaartje aan.
Overigens is de techniek die binnen e-learning programma's wordt gebruikt nog niet gestandaardiseerd, waardoor het niet altijd mogelijk is om de programma's te gebruiken op een simpele pc. Een ander minpunt is dat de bandbreedte van het internet momenteel op veel plekken te beperkt is om rijke content als videofilmpjes in een redelijk tijdsbestek te gebruiken.”

Hoe kan een ondernemer erachter komen of e-learning voor zijn bedrijf geschikt is?
"Voor de invoering van e-learning is het ontwikkelen van een strategie noodzakelijk. Dat houdt in dat een organisatie nadenkt over haar ambities op gebied van e-learning, gekoppeld aan de bedrijfsdoelstellingen. Het is belangrijk om vooraf de aanschaf van dure ICT applicaties te onderzoeken, alsook of de medewerkers daadwerkelijk gebruik zullen maken van de aangeboden e-learning applicaties. Het principe ‘One size fits all' gaat niet op. Wat goed is voor de ene organisatie, kan voor een andere organisatie helemaal niet werken. Er moet gekeken worden of en voor welke vorm van e-learning een organisatie klaar is, welke vorm past bij de richting die de organisatie op wil gaan met e-learning en welke vorm haalbaar is, gelet op de verwachte investeringen en opbrengsten. Ook de randvoorwaarden zijn belangrijk. Als de e-learning doelgroep in een bedrijf weinig ICT-vaardig is, dan heeft het invoeren van e-learning weinig zin. Ook moeten zowel de gebruikers als de directie open staan voor e-learning. Een bedrijfscultuur waarin leren en zelfontwikkeling belangrijk zijn, is een absolute voorwaarde maar geen garantie voor succes. Ook afstemming tussen de afdeling die zich bezighoudt met opleidingen in het bedrijf en de ICT-afdeling is een voorwaarde.”

Waarom is afstemming tussen die twee afdelingen zo belangrijk?
“Beide partijen zijn verantwoordelijk voor een succesvolle implementatie van e-learning. De samenwerking tussen ICT en de afdeling die zich bezighoudt met opleidingen is in veel organisaties niet optimaal. Er is te veel afstand en te veel verschil in inzicht. Ik noem het ook wel een Chinese muur die deze twee scheidt. De gebruikers hebben vaak bepaalde wensen, waar de ICT-afdeling het niet mee eens is, vanwege beveiliging tegen virussen of de belasting van de ruimte op de server. Dan ontstaat het welles-nietesspelletje. Een oplossing kan zijn het invoeren van een structureel overleg tussen de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de technische infrastructuur en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de opleidingen. Daarbij is het handig om één medewerker aan te wijzen als tussenpersoon die fungeert als spin in het web.”

Is e-learning ook geschikt voor kleinere bedrijven?
“Zeker bij kleine bedrijven in het midden- en klein bedrijf is de technische structuur soms een beperking. Deze organisaties beschikken vaak over onvoldoende hardware om e-learning oplossingen in te voeren. Wat ze wel kunnen doen, is gebruik maken van bedrijven die al e-learning omgevingen aanbieden, waardoor zij alleen toegang tot internet nodig hebben om gebruik te maken van e-learning.”

Hoe kan een bedrijf e-learning integreren in zijn bedrijfsprocessen?
“Het is essentieel dat de directie het belang van e-learning uitstraalt, onder meer door faciliteiten ter beschikking te stellen en zelf het goede voorbeeld te geven. Een directie kan bijvoorbeeld toestemming geven voor e-learning onder werktijd. Ook is het belonen van e-learning van belang. Bovendien is het belangrijk niet alleen te zeggen dat je aan e-learning doet, er moet ook daadwerkelijk iets gebeuren.”

Uit welke opleidingskundige elementen bestaat een goede e-learning cursus?
“Een onmisbaar onderdeel is kwalitatief goed cursusmateriaal. Daarnaast is samenwerking met mede-cursisten belangrijk. Een derde element is een expert op het vakgebied van de betreffende opleiding. De expert is vaak een ervaren collega die vakinhoudelijke vragen kan beantwoorden. Een vierde element is de aanwezigheid van een coach. E-learning vereist namelijk een andersoortige begeleiding. Het succes van virtuele leeromgevingen staat of valt bij de begeleiding van de mensen die ermee moeten werken. De coach volgt de vorderingen, geeft tips, stimuleert en helpt ook problemen op te tossen die het leren belemmeren.”

Kan e-learning het reguliere opleiden vervangen?
“Veel mensen antwoorden te absoluut ‘nee' op deze vraag. Naar mijn mening kan e-learning het reguliere opleiden nooit helemaal vervangen, maar is een combinatie met ‘face-to-face' leren heel goed mogelijk. Dat heet in de literatuur ‘blended learning'. Veel cursisten hebben behoefte aan persoonlijk contact. Ook kunnen bepaalde vaardigheden beter ‘face-to-face' worden geoefend. ”

Dit interview is verschenen in CB Nieuws, huisorgaan van Centraal Beheer Achmea, jaargang 29, nr. 5, december 2003.